Как должен выглядеть проект: ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

Содержание

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа.

В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

в Краснодаре презентовали пилотные эскизы реконструкции улицы им. Чапаева :: Krd.ru

В рамках реализации проекта «Семь улиц» разработаны два эскиза архитектурного облика ул. им. Чапаева — на участке от ул. Рашпилевской до ул. Красноармейской. Одно из решений предусматривает полосу движения автомобилей. В соответствии со вторым улица будет полностью пешеходной. Эскиз предстоит доработать с учетом пожеланий жителей.

— Проект очень интересный, амбициозный. И в принципе мы готовы приступить к его реализации. Но реализация этого проекта должна быть поддержана горожанами, — подчеркнул глава Краснодара Евгений Первышов.

Как рассказала главный архитектор Краснодара Наталья Машталир, 27 февраля совместно с Екатеринодарским дискуссионным клубом была проведена открытая встреча с жителями Краснодара — на нее пришли более 80 человек, которые смогли внести свои замечания и предложения.

Сегодня ул. им. Чапаева — это проезжая часть, на которой нельзя парковаться, машины движутся в один ряд.

Планируется, что по итогам реализации проекта улица будет выглядеть следующим образом:

— Мы много говорили о том, почему это необходимо. Центр города-миллионника должен соответствовать его статусу. Мы должны дать импульс к развитию малого и среднего предпринимательства и изменить трафик с автомобильного на велосипедный и пешеходный, — отметила Наталья Машталир.

Пилотной в рамках проекта «Семь улиц» стала именно ул. им. Чапаева, поскольку в дальнейшем она будет соединять два серьёзных проекта в части формирования зеленого каркаса города: единую набережную и линейный парк «Карасуны».

Один из эскизных проектов разработан на основе рекомендаций специалистов Высшей школы экономики, института транспорта. Это вариант, который предполагает одну полосу движения автомобилей (с Запада на Восток), а также велодорожку.

Второй вариант разработан по просьбе жителей — многие хотят, чтобы улица была полностью пешеходной и соответствовала своему историческому облику в этой части.

— На слайдах видна разница. У каждого варианта есть как плюсы, так и минусы, но прежде всего мы должны обсудить с жителями, что им больше подходит. В случае, когда мы оставляем велодорогу и дорогу, получается неплохая транспортная артерия. Если мы оставляем пешеходную дорогу — увеличивается количество зелени, которую мы можем себе позволить, — рассказала Наталья Машталир.

По ул. им. Чапаева от ул. Рашпилевской до ул. Красноармейской не предусмотрено парковок, они расположены на прилегающих территориях. При реконструкции не уберут ни одного законного парковочного места. При этом департамент архитектуры и градостроительства при необходимости может проработать устройство платной парковки на месте снесенного аварийного дома.

— Если говорить о том, для чего нужен этот проект — не про малый и средний бизнес, а про конкретные вещи, которые можно пощупать, то мы видим, что, убрав 20 незаконных парковочных мест, мы получим 118 новых деревьев на этом участке, около 600 новых кустарников, 420 кв. м озеленения и 720 кв. м для пешеходов. И более 224 кв. м для размещения летних кафе, — подчеркнула Наталья Машталир.

На сегодняшний день в рамках проекта «Семь улиц» прошли три встречи — как с жильцами зданий, которые находятся на этих улицах, так и открытые встречи для всех желающих.

Читайте новости Краснодара в нашем канале Telegram

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

  • Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
  • Понять их ожидания и уровень влияния.
  • Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
  • Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
  • Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет.
Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

  • Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
  • Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
  • Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
  • Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
  • Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
  • Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
  • Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

  • Название проекта
  • Срок сдачи
  • бюджет;
  • Цели плана
  • Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
  • Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
  • Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
  • Подробности заданий и уточняющие замечания
  • Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Практическая подготовка студентов в НИУ ВШЭ

На Ярмарке представлены проекты трех типов с точки зрения целей и результатов:

— Исследовательский – проект, основной целью которого является проведение исследования. В качестве результата предполагается получение статьи, публикации, отчета, аналитического обзора или записки, заявки на научный грант, методического пособия и иного научного продукта; 

— Прикладной – проект, основной целью которого является решение прикладной, либо коммерческой задачи. Результатом такого проекта может быть разработанное и обоснованное проектное решение, бизнес-план или бизнес-кейс, изготовленный по заказу продукт.

— Сервисный – проект, направленный на решение служебных задач или для обеспечения текущей работы Университета. Результатом такого проекта является вклад участника проекта в организацию какого-либо мероприятия (например, конференции, олимпиады, экскурсии, дня открытых дверей, приемной кампании) или в реализацию организационных процессов (например, организацию обратной связи преподавателя и студентов, техническую подготовку каких-либо материалов, организационную помощь в процессе проведения занятий, систематизации баз данных).  

Подача студенческих заявок на участие в проекте доступна с момента опубликования проекта на Ярмарке и до окончания срока записи на проект.

Совершая свой выбор, студент должен подать электронную заявку на участие в проекте, используя логин и пароль в электронной системе LMS.  При заполнении заявки студенту необходимо написать мотивационное письмо объемом не более 200 знаков, отвечающее на вопрос «Почему вы хотели бы участвовать в этом проекте?», а также прикрепить свое резюме (рекомендуемое, но не обязательное поле).  После отправления заявки на корпоративную электронную почту студенту должно прийти подтверждение о принятии заявки.  

После окончания срока записи на проект в течение 7 календарных дней руководитель проекта проводит отбор поданных заявок и связывается со всеми отобранными для участия студентами. В случае если заявка не была одобрена руководителем проекта, студент получает уведомление об отказе на электронную почту. 

Студенты, которые по каким-либо причинам не прошли электронную регистрацию записи, но были отобраны для участия в проекте, должны получить от руководителя проекта письменное подтверждение об участии в проекте и копию заявки-предложения на проект (или выгрузить ее самостоятельно с Ярмарки проектов). В этом случае, студент-участник проекта самостоятельно передает письменное подтверждение об участии в проекте в учебный офис образовательной программы, на которой он обучается, в течение одной рабочей недели.

Если заявка была утверждена, но по каким-либо причинам студент не может принять участие в проекте, ему необходимо согласовать возможность отказа от участия с руководителем проекта. После чего заявка должна быть аннулирована руководителем или администратором в системе Ярмарки проектов. Извещение об этом приходит на электронную почту студента. Далее с указанным извещением студент должен обратиться в учебный офис своей образовательной программы для снятия проекта из индивидуального учебного плана в LMS. 

Также следует помнить, что в связи с возможностью студенту самому выбирать период реализации вариативного проекта (но не позднее 3 модуля выпускного курса!), оценка за вариативный проект в текущем рейтинге не учитывается.  

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования: 

Шаблон плана работы

 

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта 

 

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта.

Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий 

 

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана 

 

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

С чего начать писать проект?

Доброго времени суток, уважаемый читатель! В рамках данной статьи мы расскажем тебе о том, с чего следует начинать писать проект. Многие студенты и взрослые, которые впервые пишут какой-то социальный проект, часто сталкиваются с проблемой: а с чего начать? Ведь проект – это концентрация самой различной информации в рамках выбранной темы. Может быть, начать с целей проекта? Или его задач? А может для начала написать его краткое резюме и лишь, потом начинать писать проект? Однако все подобные предложения верны только отчасти.

Поэтому перестаём гадать, а внимательно читаем далее, ведь ниже мы чётко скажем вам с чего начинать писать социальный проект на любую тему.

С чего начать писать проект?

Вообще, процесс проектирования – это вещь очень ответственная. Особенно это касается различных подсчётов и расчётов. Ошибка на бумаге в дальнейшем может вылиться в непоправимую ошибку в жизни. Поэтому всегда ответственно относитесь к написанию проектов, и, в особенности, различного рода подсчётам.

Однако переходим к непосредственному рассмотрению проекта. Давайте всё-таки чётко определимся,

с чего нам начинать писать проект. Как мы уже сказали выше, многие люди предлагают в качестве «затравки» начинать или с цели, или с миссии, или с задач, и т.д. и т.п. Во всём этом, несомненно, есть рациональное зерно и здравый смысл. Однако все эти элементы как-то уж сильно оторваны друг от друга. Вам так не кажется? Было бы неплохо, если бы в качестве стартовой позиции при написании проекта, выступали бы сразу же все элементы одновременно, т. к. они бы шли «единым фронтом».

Ведь, согласитесь, когда такие основополагающие вещи, как цели и задачи проекта, определение актуальности проблемы согласуются между собой в самом начале, то и дальнейшее написание проекта будет проходить бодро и со знанием дела. Так, всё-таки, что может объединить все эти составляющие воедино? Что поможет создать «скелет» проекта?

Кульминационный момент… Этим интегратором является… встречайте – логический каркас проекта.

Что такое логический каркас проекта? Это своего рода «скелет», на который «нанизываются» все остальные составляющие эффективного проекта. Это основа основ.

Из чего состоит логический каркас проекта?

В бОльшей степени он состоит именно из тех разделов, которые были перечислены выше в данной статье. Для того, чтобы у вас в голове так же сформировался свой собственный логический каркас о логическом каркасе социального проекта, далее мы по пунктам распишем, основные составляющие этого каркаса.

Основные составляющие логического каркаса социального проекта являются:

1. Проблема (актуальность проекта).

В рамках данного раздела осуществляется изложение проблемы и соответственно описывается актуальность вашего проекта. Проблема – это конкретное описание неудовлетворяющего вас аспекта современной жизни (негативного явления) с указанием значимых факторов, вызывающих и поддерживающих это явление.

Например, вас может не удовлетворять катастрофическое распространение наркомании на территории вашего города среди молодёжи. Это яркий пример описания негативного явления, связанного с отсутствием у молодёжи положительных идеалов, привлекательного образа трезвой жизни.

После описания проблемы человек (эксперт), который будет читать ваш проект должен понять, что данный проект нужен и проблема требует скорейшего разрешения. Описание проблемы должно быть объективным, основываться на фактах и иметь ссылки на проверенные источники. Также было бы неплохо указать в изложении проблемы на прогноз негативных последствий развития сложившейся ситуации.

Помимо всего прочего проблема может носить назывной, причинно — следственный и антитезный характер.

Назывной характер: даётся полное описание негативного события.

Причинно – следственный характер: выявляются причины (как объективные, так и субъективные) возникшего негативного явления и определяются последствия данного явления.

Антитезный характер: (сопоставление «да, но») – указывается ссылка на какие-то ресурсы, которые могут быть использованы, но не используются, указываются конкретные факты и проведённые мероприятия, не давшие никаких результатов.

Подводя промежуточный итог, скажем, что из хорошо сформулированной проблемы вытекает весь проект.

Надеемся, что вы уже потихоньку стали понимать, что представляет собой формирование логического каркаса проекта. Начинать писать проект всегда трудно, однако обладая теми знаниями, которые вы почерпнёте в этой статье, вам будет по плечу написать не один десяток самых разных проектов.

Двигаемся дальше, на очереди у нас стоит цель.

2.Цель проекта.

Это конкретное описание удовлетворяющей вас ситуации, которая могла бы разрешить конкретную сложившуюся ситуацию.
В проекте целей может быть несколько.

Например, цель № 1: сокращение числа молодёжи, употребляющей наркотики, цель № 2: увеличение числа молодых людей, избравших здоровый и законопослушный образ жизни.

Описание цели должно быть, по возможности, конкретным (отвечающей на вопросы где? в какой сфере? кто? или что и какие новые качественные и количественные признаки цель приобретёт).

Пример: увеличение числа молодых людей, избравших здоровый образ жизни – это ответ на вопрос «кто?» – молодежь, живущую в городе N – это ответ на вопрос «где?», сделать молодых людей здоровыми – это те признаки, которые мы хотим получить по итогам проекта.

3. Задачи проекта.

Это необходимые и достаточные условия по осуществлению достижения цели. Задачи – это те результаты (количественные и качественные), которые можно увидеть и каким-то образом измерить.
Пример:

а) выявить молодых людей, ведущих интересный образ жизни и обобщить их опыт;

б) провести молодёжный фестиваль;

в) организовать туристический лагерь и провести 15 спортивных соревнований;

г) информировать молодёжь об интересных и здоровых способах времяпрепровождения.

4. Стратегия и методы проекта.

Стратегия – это основные направления деятельности по осуществлению проекта.

Методы – это различного рода мероприятия, способствующие решению поставленных задач и достижению цели. Они вытекают из поставленных задач.

Примером стратегии будет совместная работа различных институтов общества для того, чтобы получить максимальный эффект от проведённой работы. Ведь, когда какая-то работа делается различными организациями, обладающими самыми разнообразными ресурсами, технологиями и т. д., то и нового прорывного результата всегда добиться проще, нежели, если вы будете работать в одиночестве, не располагая всеми необходимыми ресурсами для осуществления проекта. В общем, здесь уместен девиз: «Пока мы едины – мы непобедимы!»

Пример методов: в связи с тем, что в примере с задачами у нас обозначена задача проведения молодёжного фестиваля, то основываясь на данной задаче, мы можем воспользоваться следующими методами.

Но для начала зададим себе вопрос: а что нужно сделать, чтобы организовать этот фестиваль? Правильно, договориться с местными властями о времени и месте проведения, собрать рабочую группу, которая будет заниматься написанием сценария для этого фестиваля и т.д. Короче говоря, методы, как уже сказано в определении, это подзадачи, решение которых обеспечивает решение всей задачи.

Кстати, а решение задач приводит к осуществлению цели. А осуществление цели благоприятно влияет на изменение сложившейся ситуации. Всё логично. Всё чётко и ясно!

Вывод: Для того чтобы начать свой проект правильно, нужно знать с чего начинать. Всегда вначале создаётся логический каркас проекта, который призван структурировать весь будущий проект. В этот каркас включаются:

1) проблема (актуальность проекта)

2) цели проекта

3) задачи проекта

4) стратегия и методы проекта.

Надеемся, что теперь вы будете писать свои социальные проекты без запинок, благо теперь – то вы уже знаете, с чего начинать писать проект.

Желаем успехов в этом увлекательном деле!

С уважением, команда сайта советстуденту.рф

ВНИМАНИЕ! Новинка 2019 года. Видеокурс, которому нет аналогов.

Как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий • Asana

Управляете проектом? Возможность отслеживать ход работы по хронологии, а не по электронной таблице или бессистемному списку задач представляет собой одно из преимуществ управления проектами. Хронология показывает, как стыкуются воедино все части вашего плана. Так почему же вы ещё не сделали такую хронологию? Без подходящей технологии создание хронологии проекта может быть весьма сложным и утомительным занятием.

Не мучайтесь. Вот вам пример пошагового создания хронологии проекта независимо от вашей должности, сферы деятельности или структурного подразделения. Выполните следующие действия и узнайте, как построить хронологию проекта, чтобы самому управлять процессом и создать собственный шаблон хронологии проекта.

Более 50 шаблонов Asana под любой вид проекта

1. Составление проектного задания с указанием целей, сроков и зависимых элементов

Чтобы все заинтересованные стороны проекта действовали по плану, каждый проект должен начинаться с проектного задания. Это своего рода дорожная карта, отражающая намерения, цели, вехи и общую картину проекта. В задании должны быть ответы на следующие вопросы:

  • Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

  • Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте? Каковы их функции?

  • Какой срок у проекта?

  • Каковы ключевые вехи проекта?

Рассмотрим практический пример этого шага. Вам поручили запланировать праздничный ужин в честь клиентов этого года. Ваша персональная цель в рамках этого мероприятия — обеспечить максимальную организованность, продуктивность и эффективность. Вы уверены, что сможете это сделать, и понимаете, что всё должно начаться с составления чёткого задания для мероприятия. Ваши ответы на четыре вышеперечисленных вопроса:

Каковы внутренние и внешние цели вашего проекта?

Внутренняя цель заключается в планировании грандиозного мероприятия с участием клиентов на сумму не более 15000 долл. США. Внешней целью является принятие приглашений 50% приглашённых и обеспечение посещаемости на уровне 80%.

Какие внутренние и внешние заинтересованные стороны участвуют в проекте?

Внутренними заинтересованными сторонами являются комитет по планированию мероприятий (Джон, Сэм, Тара, Линда), вице-президент по работе с клиентами и группа маркетинга. К внешним заинтересованным сторонам относятся все нынешние клиенты и некоторые поставщики (компания по организации питания, место проведения мероприятия и т.  д.).

Какой срок у проекта?

Планирование проекта начинается 15 января, а само мероприятие намечено на 30 августа.

Какие задачи следует рассматривать как вехи проекта?

Оформление страницы регистрации, бронирование места проведения мероприятия и подписание договоров с определёнными поставщиками.

После того как вы подготовите проектное задание и обозначите цели, можно будет перейти к проработке и составлению списка действий, которые необходимо предпринять для получения ожидаемого результата, и приступить к созданию хронологии проекта.

2. Составление списка всех действий, необходимых для выполнения проекта

Для составления эффективной хронологии проекта необходимо создать список всех событий, которые должны произойти в процессе планирования проекта, вплоть до получения конечного результата, будь то отчёт или мероприятие. Продумывая действия, обращайте внимание как на мелочи, так и на общую картину. В этом списке должны быть все задачи, способствующие выполнению проекта в установленные сроки и в рамках определённого бюджета.

Пока не стоит слишком задумываться о порядке всех ваших действий и сроках их выполнения: мы вернёмся к этому позже.

Например, список действий для организации праздничного ужина в честь наших клиентов может выглядеть следующим образом:

  • Написание плана мероприятия

  • Составление бюджета

  • Согласование места проведения мероприятия

  • Выбор поставщика услуг питания

  • Выбор тематики мероприятия

  • Разработка креативной концепции мероприятия

  • Оформление страницы регистрации приглашённых

  • Рассылка приглашений

  • Реклама мероприятия

  • Заказ сувениров

  • Проверка работы аудио- и видеотехники

  • Составление презентаций

  • Подготовка всех аксессуаров и сувенирной продукции

  • Контрольный список задач на день

В случае особо сложных и длительных действий разбейте их на более мелкие и удобоваримые подзадачи. Это не только поможет понять истинный масштаб действия, но также не упустить ни одной мелочи и сделать решение этой задачи более управляемым.

В нашем случае, чтобы несколько упростить выбор поставщика услуг питания, мы разделим этот этап проекта на более удобоваримые части:

  • Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания

  • Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания

  • Сравнение цен и меню

  • Проведение переговоров с отобранными кандидатами

  • Выбор поставщика услуг питания

  • Оформление договора

3. Оценка времени на выполнение каждого действия с целью построения хронологии вашего проекта

Когда у вас будет полный список всех действий в рамках вашего проекта, можно будет распределить время на каждое из этих действий. При этом необходимо следить за тем, чтобы у вашей группы было достаточно времени для выполнения поставленных задач с соблюдением общих сроков проекта. Когда у вас будет понимание, сколько времени займёт каждая задача, вы сможете правильно спланировать и определить последовательность выполнения каждой задачи, чтобы составить дорожную карту проекта.

На том же примере с праздничным мероприятием для наших клиентов давайте выполним действие, связанное с выбором поставщика услуг питания, включая все подзадачи, и посчитаем, сколько времени займёт выполнение отдельных задач.

Выбор варианта организации питания (9 недель)

  • Составление списка потенциальных поставщиков услуг питания (1 неделя)

  • Получение ценовых предложений от каждого поставщика услуг питания (3 недели)

  • Сравнение цен и меню (1 неделя)

  • Проведение переговоров с отобранными кандидатами (2 недели)

  • Выбор поставщика услуг питания (1 неделя)

  • Заключение договора (1 неделя)

По нашим прогнозам относительно сроков, процесс выбора поставщика услуг питания займёт в общей сложности девять недель. Отталкиваясь от установленного срока, можно определить, когда следует начать то или иное действие, и отразить соответствующие даты в хронологии проекта.

4. Определение зависимых элементов и последовательности выполнения действий

В процессе работы над проектом некоторые действия могут прорабатываться одновременно, особенно когда за каждую из пересекающихся задач отвечают разные специалисты группы. Однако может возникнуть ситуация, при которой невозможно начать или завершить те или иные действия, пока не будет выполнено какое-то другое действие. Иными словами, некоторые действия зависят от выполнения других действий. Например, нельзя заказать еду раньше, чем будет выбран поставщик услуг питания. Это одна из многих причин, почему хронология играет такую важную роль. Наглядное представление каждого действия, пересечения этих действий, а также времени, необходимого для их выполнения, позволит вам держать руку на пульсе.

На этом же этапе определяются ответственные за каждое действие. Своевременное назначение ответственных за то, что происходит в каждой части проекта, позволяет выявлять и корректировать накладки по времени и ресурсам, а также исключить вероятность непредвиденных событий и задержек в будущем. При выполнении действия № 6 вы узнаете, как предоставить хронологию проекта другим его участникам, сохраняя предельную чёткость распределения обязанностей.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Одной из задач в нашем примере с праздничным мероприятием является рассылка приглашений. Хотя это действие кажется довольно простым, сначала должны произойти несколько других событий, прежде чем можно будет думать о рассылке приглашений. Для начала нужно разработать макет приглашения, а сделать это можно только после того, как будет выбрана тема нашего мероприятия. То есть необходимо выполнить одну задачу, прежде чем приступить к другим. Например:

Тема мероприятия (команда по планированию мероприятия) → Концепции дизайна (Линда) → Выбор дизайна (команда по планированию мероприятия) → Создание приглашения (Линда) → Рассылка приглашений (Тара)

При этом необходимо уделить время определению каждого зависимого элемента и последовательности (или порядка) выполнения каждой задачи. Тогда мозаика вашего проекта начнёт быстро собираться в цельную картину. Также важно решить, кто за что отвечает. Кто будет заниматься проработкой темы мероприятия? Кто будет разрабатывать макет приглашения? Не ждите, когда придёт время приступать к задаче, чтобы назначить ответственного за её выполнение. Организуйте всё заранее, чтобы не было накладок и сбоев.

Благо, что приглашением гостей и выбором поставщика услуг питания можно заниматься одновременно (что будет отражено на нашей хронологии проекта).

5. Составление хронологии

Вы уже начали понимать, как может выглядеть ваша хронология проекта? Хотя держать эту схему (со всеми её задачами и сроками выполнения) в голове нецелесообразно, было бы вполне разумно зафиксировать её на бумаге (или на экране). Первое, что приходит на ум, — открыть электронную таблицу в Excel или презентацию в PowerPoint. Однако не спешите. Поскольку эти приложения изначально не были предназначены для планирования и управления проектами, вы столкнётесь с определёнными проблемами, которых можно избежать, выбрав более подходящий инструмент.

Вместо этих программ воспользуйтесь инструментом управления проектами, специально предназначенным для создания и управления хронологиями проектов, таким как Asana. Это не только сэкономит вам время на составление хронологии (ведь вам не придётся биться над слиянием ячеек и добавлением формул, чтобы превратить электронную таблицу в хронологию проекта), но и позволит впоследствии управлять хронологией после запуска проекта. Специальные инструменты управления проектами позволяют легко корректировать хронологию в процессе работы и информировать заинтересованные стороны об изменениях и текущем прогрессе.

Благодаря использованию подходящего инструмента, ваша хронология будет привязана к основной работе, всегда оставаясь в актуальном состоянии. Разница между планомерно реализуемым и хаотичным проектом может быть разительной.

Как составить хронологию в Asana

Чтобы воспользоваться функцией Хронология Asana для создания собственного графика проекта, выполните следующие действия:

  1. Укажите все действия по проекту в виде списка задач.

  2. Добавьте даты начала и завершения каждой задачи.

  3. Добавьте ответственного за выполнение каждой задачи.

  4. Определите зависимые элементы.

  5. Нажмите на представление «Хронология», чтобы увидеть свой список в виде наглядной хронологии.

Совет: Если вы уже создали свой план в электронной таблице, можно быстро импортировать его в Asana с помощью нашего средства импорта файлов CSV и перейти к четвёртому действию.

Читать о семи инструментах для планирования мероприятий, которыми должен владеть каждый менеджер по организации мероприятий

Шаблоны хронологии проекта для начала работы

Самый простой способ быстро создать хронологию проекта — использовать шаблон проекта. Ниже приводятся несколько шаблонов проекта, созданных Asana для вашего пользования. Изначально каждый проект отображается в виде списка, но вы можете нажать на вкладку «Хронология», чтобы переключиться на это представление.

6. Предоставление хронологии заинтересованным сторонам

Помните, как вы добавляли список всех заинтересованных сторон проекта в своё проектное задание в самом начале этого процесса? Так вот теперь, когда вы составили свою хронологию, необходимо поделиться ею со всеми заинтересованными сторонами. Не сомневаемся: они будут в восторге от того, насколько чётко составлен ваш план. Чем больше вы облегчите их часть проекта, тем чаще они будут вспоминать вас добрым словом на протяжении всего процесса.

Если вы используете инструмент управления проектами для составления хронологии, поделиться ею будет проще простого. Забудьте об электронных письмах и многочисленных документах: заинтересованные стороны вашего проекта сразу узнают, кто что и когда делает.

В случае праздничного мероприятия в честь клиентов нам понадобится поделиться нашей хронологией со всеми участниками проекта, а не только с теми, кто непосредственно отвечает за выполнение задач. Это позволит каждому участнику в любой момент отслеживать свою часть проекта и зависимые элементы по нему без необходимости обращаться к вам для получения информации.

7. Управление и корректировка. Советы по использованию хронологии проекта после его запуска

Если вам уже приходилось работать над каким-нибудь проектом, вы знаете, что не всегда всё идёт по плану. Однако, если вы подготовлены, изменения не будут такими уж сложными. Хронологии не только отлично подходят для планирования. Они хороши ещё и тем, что помогают скорректировать процесс с учётом неизбежных задержек и изменений.

Перемещение задач не является поводом для беспокойства и не нарушает процесс реализации всего проекта. Если по какой-либо части проекта возникнет задержка, то вы как ответственный за проект будете иметь чёткое представление о влиянии на остальные части проекта. В этом случае у вас будет возможность скорректировать свои действия, чтобы можно было эффективно реализовывать проект и дальше.

Как отмечается на сайте The Balance Careers, управление изменениями в проекте может осуществляться на уровне отдельных действий, но как только изменения будут окончательно приняты, нужно будет обновить хронологию вашего проекта. Поскольку при изменении планов хронологии быстро теряют актуальность, гораздо выгоднее использовать инструмент управления проектами, а не электронную почту или электронные таблицы. Как ответственный за проект вы должны сообщить всем заинтересованным сторонам о единственном достоверном источнике информации (вашей хронологии проекта) и следить за его актуализацией.

  • Своевременность действий. Как только изменение будет подтверждено, необходимо отразить его, обновив хронологию проекта.

  • Уведомление заинтересованных сторон. Все, кого касаются изменения в хронологии проекта, должны понимать, как эти изменения отразятся на них, и иметь возможность просматривать изменения в хронологии проекта.

  • Определение воздействия. Обновление хронологии позволит увидеть, есть ли перегруженные промежутки времени и заинтересованные стороны с чрезмерным количеством задач. Можно ли переместить задачу, чтобы выделить больше времени? Может ли кто-то другой взять на себя эту ответственность или предложить помощь?

В заключение нашего примера с торжественным мероприятием представим, что вам удалось досрочно выбрать поставщика услуг питания для праздничного ужина в честь клиентов. Вы уже собираетесь подписать договор, как вдруг раздаётся звонок, и выясняется, что поставщик услуг питания занят другим заказом. Увы, вам придётся искать нового поставщика.

Мы можем использовать хронологию, чтобы скорректировать график (а также всё, на что влияет это изменение). Положительным моментом в этой ситуации является то, что мы уже решили несколько первоначальных задач и можем видеть это в хронологии. Хотя это весьма досадная ситуация, она представляется более управляемой, поскольку наша хронология обеспечивает нам организованность и контроль.

Узнайте, как хронология помогает визуализировать проекты

Общие вопросы о хронологиях проектов

Знание того, как создать хорошо организованную хронологию проекта, представляет собой значительный первый шаг на пути к пониманию этого мощного инструмента. Однако у вас могут возникнуть и другие вопросы. И вы в этом не одиноки. Ниже приводятся ответы на некоторые общие вопросы, которые возникают у людей в отношении хронологий проектов.

В чём разница между хронологией и диаграммой Ганта?

Диаграммы Ганта в большей степени ориентированы на рабочий процесс и зависимые элементы. Они более линейны, и в них не учитываются изменения и многие вещи, которые происходят одномоментно. Хронологии отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменениям в планах проекта. Они позволяют актуализировать рабочий процесс без особых усилий. И то и другое представляет собой инструменты для наглядного представления.

Каким образом можно отслеживать ход выполнения проекта, особенно когда вы управляете несколькими проектами?

Это сложно делать в электронных таблицах, но заметно проще — в инструменте управления проектами. В нём предусматривается несколько представлений с возможностью просматривать один проект за раз или управлять сразу несколькими проектами посредством представления в виде портфеля.

Другими словами, можно наглядно представить, когда у вас будет больше времени для работы над теми или иными задачами и когда будет больше ресурсов, а затем внести необходимые корректировки и равномерно распределить нагрузку на вашу команду.

Создание очередной хронологии проекта

Недостаточно просто составить план проекта. Не менее важно определить, как его выполнить. Разработка хронологии или графика реализации плана имеет решающее значение на этапе планирования и повышает эффективность управления проектом.

Применение этого пошагового процесса к каждой хронологии управления проектом позволит снизить нагрузку и всегда держать ситуацию под контролем. Попробуйте составить хронологию, скорректировать её под свой бизнес и поделиться ею!

Чтобы выйти на новый уровень хронологии проектов, создайте следующую свою хронологию с помощью Asana.

Как написать план проекта за 6 шагов

Планы проекта часто рассматриваются как нечто хорошее в теории, но не на практике. Почему? Вероятно, это во многом связано с тем, как они создаются — без полезной подготовки и действий заинтересованных сторон от них можно быстро отказаться.

Это 6-шаговое руководство высокого уровня поможет вам составить план проекта и предоставит рекомендации по программному обеспечению для управления проектами, которые упростят каждый этап процесса.

Что такое план проекта?

План вашего проекта — это официальный документ, в котором излагаются цели и задачи всего проекта, конкретные задачи и то, как выглядит успех.

Помимо определения цели вашего проекта, он должен включать другие материалы и результаты, относящиеся к проекту, например:

  • Временные рамки и диаграммы Ганта для ключевых этапов
  • Коммуникационные планы
  • Структурная декомпозиция работ, особенно если вы иметь несколько членов команды, работающих над разными или одновременными задачами (в этом случае вам также может понадобиться Планировщик проекта)
  • Ресурсы, необходимые для завершения проекта, такие как инструменты управления проектами, наличные деньги, фрилансеры и многое другое.

Короче говоря, план проекта служит центральным узлом для определения, организации, расстановки приоритетов и распределения действий и ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Почему так важны планы проекта?

Более половины всех проектов сталкиваются с так называемым смещением объема работ. Здесь команда выполняет больше работы, чем планировалось изначально. Этого можно избежать, учитывая непредвиденные задержки или изменения обстоятельств в плане вашего проекта.План проекта также позволяет легко определить, когда возникли проблемы, чтобы вы могли лучше подготовиться к будущим проектам.

Если вы посмотрите на цифры, относящиеся к управлению проектами, легко понять, где план управления проектом может иметь положительное влияние: 50% проектов не выполняются вовремя, а 45% проектов превышают бюджет. План проекта может помочь сократить чрезмерный перерасход средств и задержку сроков выполнения работ за счет раннего выявления этих проблем.

План проекта может помочь сократить чрезмерный перерасход средств и задержку сроков выполнения работ за счет раннего выявления этих проблем.

Попробуйте планы проекта monday.com

Присоединяйтесь к более чем 125 тысячам команд, которые используют monday.com

Начать работу

Как создать план проекта за 6 шагов

Нет жестких правил для плана проекта . Однако мы рекомендуем вам использовать следующие шесть вопросов в качестве трамплина для его создания.

1. Стоит ли начинать с резюме?

Краткое изложение находится в начале вашего плана проекта и должно, , резюмировать ключевые моменты плана проекта .Он должен повторно сформулировать цель плана проекта, выделить основные моменты плана и описать любые результаты, выводы или рекомендации по проекту.

Несмотря на то, что он находится в начале вашего плана проекта, вы напишете его в последний раз, , , поскольку вы будете извлекать основные моменты из остальной части вашего плана.

Это не должно быть длиннее страницы, предлагающей краткий обзор:

  • Целей и задач проекта
  • Выбранная вами методология / структура проекта
  • Окончательные результаты и критерии приемки
  • Ключевые риски и меры противодействия
  • Сводка этапов
  • Обзор графика проекта и рисков, основанных на графике
  • Оценка ресурсов и затрат

Этот снимок вашего проекта упрощает работу с ключевыми заинтересованными сторонами, которые не принимают активного участия в механике проекта чтобы понять это. Для руководителей проектов краткое изложение служит быстрым напоминанием о ключевой цели проекта, масштабах, ожиданиях и ограничениях. Поскольку треть проектов не достигают своих первоначальных целей, важно, чтобы руководители проектов регулярно проверяли план проекта, чтобы не сбиться с пути.

2. Каковы масштабы проекта?

Нет ничего хуже, чем начинать проект только для того, чтобы он разлетелся. Определяя масштаб проекта, вы устанавливаете границы для дат начала и окончания проекта, а также ожидания в отношении результатов и того, кто утверждает запросы, а что заслуживает одобрения, на протяжении всего проекта.

Это также включает в себя описание потенциальных рисков, связанных с удовлетворением этих ожиданий, и обеспечение контрмер для снижения этих рисков. Очень важно точно определить, кто несет ответственность за отслеживание этих рисков.

Этот шаг поможет вам предотвратить расползание объема работ, или то, как требования проекта имеют тенденцию увеличиваться в течение жизненного цикла проекта. Организации жалуются, что у половины всех их проектов наблюдается расползание объема, но только 27% организаций каждый раз прилагают усилия для создания оценочного документа.

3. Как вы будете структурировать свой проект?

Есть несколько структур, которые вы можете использовать для руководства своим проектом, и это повлияет на организацию вашего рабочего процесса, а также на то, как создаются и назначаются результаты.

Например, если вы используете фреймворк «водопад», вы все планируете заранее, прорабатывая каждый этап разработки последовательно, а руководители специализированных задач выполняют свою работу в определенное время.

Помните, что создание слишком большого количества зависимостей в структуре вашего проекта может негативно повлиять на успех, поэтому постарайтесь разработать способы, которыми группы могут работать автономно для своевременного достижения результатов.Также полезно учитывать, сколько утверждающих необходимо для поддержания порядка, а также для предотвращения узких мест.

Прежде всего, важно установить время для обмена знаниями в команде, чтобы ваши проекты могли быть более успешными. Запишите коммуникативные структуры, которые вы будете использовать для поощрения сотрудничества.

4. Какие ресурсы у вас есть?

Определите ресурсы, которые у вас есть для этого проекта:

  • Команда
  • Время
  • Бюджет
  • Технологии
  • Физические ресурсы

При оценке того, что вам нужно, нужно быть точным, иначе вы печете торт из неправильных ингредиентов.Этим может руководить менеджер ресурсов или руководитель проекта.

Например, когда в командах есть нужные высококвалифицированные люди, вероятность успеха проектов на 30% выше. Тем не менее, треть людей не верят, что их команды обладают всеми необходимыми навыками для проекта — это рецепт неудачи.

Количество членов команды также важно — если соотношение количества работы и доступного персонала не соответствует норме, эффективность и качество пострадают. Если вы хотите эффективно распределять ресурсы в соответствии с ожиданиями, вам нужно реалистично оценивать ограничения ресурсов.

Это может означать, например, корректировку сроков, если у вас мало персонала, или увеличение бюджета, если вам нужно больше специализированного оборудования.

5. Как выглядит ваша временная шкала?

Организации, которые устанавливают временные рамки в планы проектов, имеют больше шансов на успех 52% . Несмотря на это, 80% проектов не всегда устанавливают базовые графики. Вероятно, поэтому 43% организаций говорят, что они редко или никогда не завершают успешные проекты вовремя.

В этом смысле целесообразно добавить раздел расписания проекта в план проекта. Эта часть вашего плана должна устанавливать ожидания относительно того, когда вы будете работать и как вы будете придерживаться графика или календаря проекта.

График вашего проекта будет немного отличаться в зависимости от того, какой фреймворк вы выберете.

Задачи, которые у вас есть, будут зависеть от возможностей вашей команды. В этом разделе вы должны установить максимальное количество незавершенных работ, которое вы можете иметь в каждом столбце каждый раз.

6. Как вы будете управлять изменениями?

Организации ставят контроль изменений в свои 3 основные задачи проекта. Если вы не утвердите план управления изменениями, ваша команда не будет знать, что делать в случае возникновения незапланированных изменений. В плане управления динамическими изменениями будут указаны шаги, которым нужно следовать, и лицо, к которому следует обратиться в случае непредвиденных изменений.

Ключевой частью этого является наличие инструмента управления изменениями. monday.com Work OS достаточно гибкая, чтобы помочь вам управлять всеми частями жизненного цикла проекта — от планирования и мониторинга до отчетности и управления ресурсами. Давайте взглянем на несколько наших шаблонов, которые помогут вам начать работу — у нас их более 200!

Начало работы

5 шаблонов планирования проекта, которые помогут вам составить хороший план проекта

Шаблоны monday.com могут быть спасителями, когда дело доходит до визуализации каждого раздела вашего плана проекта, и они облегчают начало работы. Попробуйте эти 5 шаблонов плана проекта, чтобы начать процесс планирования проекта.

1. Структурируйте свой проект

Ищете общий шаблон плана проекта? Эта панель обзора проекта особенно полезна, если вы используете платформу Waterfall.

Используя этот наглядный шаблон от monday.com, вы можете структурировать свои подпроекты по установленным временным периодам и распределить подотчетный персонал для каждой фазы.

Расставьте приоритеты для каждого проекта и добавьте график, чтобы показать, когда ожидаются результаты.

2. Распланируйте свои ресурсы

Управление ресурсами — легкий ветерок с этим простым в использовании шаблоном от monday. com.

Используйте эту панель управления для организации всех ресурсов вашего проекта — от технологических инструментов до специалистов.

Вы можете распределить ресурсы между отдельными людьми и установить временные рамки, чтобы ваши сотрудники знали, за какие ресурсы они отвечают на каком этапе. Добавление местоположения позволяет командам легко узнать, куда передавать ресурсы при переходе от одного этапа к другому — и они могут проверить это в нашем мобильном приложении.

3. Рассчитайте бюджет проекта

Намного проще составить план бюджета, когда вы можете видеть все свои расходы в одном месте.

Вот почему этот шаблон управления стоимостью проекта с понедельника.com невероятно удобен.

Добавьте каждый подпроект и спланируйте прогнозируемые затраты, распределяя итоги по каждому отделу. Вы можете использовать этот документ для оценки необходимого бюджета и записи утвержденного бюджета проекта. Затем вы можете использовать наши информационные панели или отчеты, чтобы увидеть информацию в другом, более красочном виде.

4. Нарисуйте график вашего проекта

Спланируйте свои графики с помощью этого шаблона временной шкалы проекта.

Хотя эта панель инструментов не совсем подходит, если вы работаете с фреймворком Kanban, она идеально подходит для тех, кто работает в рамках Waterfall или Scrum.

Для проектов Waterfall добавьте вехи, прикрепите временную шкалу и выделите определенное количество рабочих дней для выполнения задач для каждой вехи.

Отметьте руководителя группы для каждого этапа, чтобы руководители проектов знали, за какие этапы они отвечают.

Во время выполнения проекта команды могут использовать строку состояния для отслеживания прогресса. Они также могут добавлять обновления к каждой вехе, нажимая на каждый элемент, что способствует сотрудничеству между командами.

Для проектов Scrum вы можете организовать панель управления по спринтам, добавляя конкретные задачи по мере их решения.

5. Определите потенциальные риски проекта

Визуализируйте весь объем вашего проекта и запланируйте риски в этом шаблоне реестра программных рисков.

Нет ничего лучше, чем яркая система цветового кодирования, чтобы выделить, какие товары представляют собой серьезно рискованный бизнес. Используйте цветные строки состояния, чтобы проиллюстрировать статус риска, вероятность риска и влияние риска для объема и графика вашего проекта.

Вы даже можете классифицировать риски, добавить владельца риска и предложить стратегии снижения риска.Таким образом, другие члены команды проекта будут знать, что делать, если эти риски перерастут в настоящие сбои.

Оптимизируйте план управления проектами с помощью подходящего инструмента

Планы проектов — важная часть успеха вашей команды.

Несмотря на то, что они сложны и ориентированы на детали, их создание и управление не должны вызывать затруднений. Используйте готовые шаблоны планирования monday.com, которые помогут вам разбить каждый раздел плана по ходу дела и отслеживать все в режиме реального времени.

Начать работу

Как написать план проекта за 8 простых шагов

Сегодня пятница, полдень. Вы поговорили со своей командой, ваши проекты достигаются намеченным, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу подходит начальник с интересными новостями. Вы возглавите следующий крупный многопрофильный проект с ключевым клиентом, и его начало состоится на следующей неделе. Это отличные новости, но теперь этот призрак нависает над вашими выходными. Вам нужно организовать проект как можно скорее, но с таким количеством заинтересованных сторон вам нужно подумать о том, как создать план управления проектом.

Процесс планирования проекта может быть непростым, особенно когда проекты становятся более сложными. По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят поражение, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошая новость в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта в короткие сроки. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов…

Шаг 1. Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и заручитесь поддержкой.

Первый шаг в любом проекте — определить «что» и «почему». Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, успешен ли проект, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот начальный разговор, чтобы согласовать, определить цели и определить ценность проекта.В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовый объем, бюджет и сроки. Это создает прочную основу для рабочего плана вашего проекта. Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

Вопросы, которые следует рассмотреть вместе с заинтересованными сторонами:

  • Как написать план проекта, соответствующий целям компании?
  • Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ожидать?
  • Как измерить успех?
  • Какие у вас ресурсы?
  • Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2: Перечислите цели, приведите в соответствие OKR и обрисуйте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной неудач проекта в 37%. Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните соотносить их с целями и OKR. OKR — это метод планирования и постановки целей, прославивший Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске с планом проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они решают.Оттуда выстраивайте структуру, вехи и задачи, необходимые для достижения этих целей. Например, запуск проекта или продукта сам по себе может стать важной вехой, поэтому важно знать, как вы будете это делать, возможно, используя шаблон плана запуска продукта, чтобы упростить процесс. Контрольные точки могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы каждому было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3. Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть очертание проекта, соответствие ваших задач целям и поддержка команды, пора создать документ о содержании проекта, в котором подробно описаны элементы проекта, перечисленные на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у каждого был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным для совместного использования, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Хотя подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый руководитель проекта, опрошенный в рамках исследования Wellingstone State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные документы по определению объема работ. Его создание поможет вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробный график проекта

С вашими целями, задачами и этапами, уже обозначенными для вас, пора начать включать свой проект в расписание. Диаграмма Ганта — это удобный инструмент, который помогает легко визуализировать временную шкалу вашего проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости — это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить более крупные на более мелкие. Это может упростить создание отчетов (вы можете ознакомиться с нашим руководством по написанию отчета об управлении проектом!) И управление ресурсами. Определим каждую:

  • Задачи: Отдельные задачи, которые необходимо выполнить людям для достижения ваших целей.
  • Подзадачи: Каждая задача не превышает нескольких дней, и они помогут вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
  • Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте контрольные точки как контрольные точки на протяжении всего проекта.

Совет от профессионала: Хотите узнать маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест — например, если клиенту нужно дополнительное время для проверки или член команды заболел. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, в вашем плане будет два.Тем не менее, не нужно давать подкладку каждой задаче. Взвесьте риски и добавьте их туда, где это наиболее целесообразно. Будущее тебе скажет спасибо.

Шаг 5. Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы — это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. Выбрав инструменты и получив бюджет, не забывайте о людях. Даже люди, которые уже знают, как составить план работы над проектом и сделали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI помогает вам конкретно определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, вместе с тем, кто несет ответственность (назначено для выполнения работы), подотчетен (имеет право да / нет / вето), консультируется (необходимо одобрить или вносить вклад) и информирован (необходимо знать о действии). или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95% сотрудников сообщают, что работают одновременно над несколькими командами или проектами, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком стрессовыми для команд. Согласно нашему недавнему отчету об эпидемии стресса, из-за стресса около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% вообще бросают текущую работу.

При планировании проекта подумайте, как вы будете фильтровать входящие запросы, которые влияют на сроки или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы контролировать уровень работы, выполненной над проектом, по сравнению с планом, является обязательным.Для руководителей проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечивая наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6: Определите процесс связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество — две основные причины стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится копаться в электронных письмах или постоянно спрашивать обновления, они разочаровываются и мотивация падает.

Сгладьте разочарование, разместив все элементы проекта — такие как активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты — в одном месте, как инструмент для совместной работы. Это упрощает управление клиентами, отслеживание прогресса, обмен обновлениями и внесение изменений. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и сохраните его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: Планируйте, что все идет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что у всех проектов есть перипетии — вот что делает их интересными. Вы дали себе передышку в процессе составления расписания, вы убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние группы, которые могут быть задействованы.Установите четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в рамках проекта. Сообщайте заранее о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Организуйте вечеринку, посвященную запуску!

Каждому успешному проекту нужен толчок. Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы собрать всех на одной странице с целями, ролями, процессами и сроками. Ваша повестка дня должна включать в себя все, на чем вы сосредоточились на шагах выше:

  • Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
  • Перечислите активы, которые, как ожидается, принесет проект.
  • Проведите связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
  • Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
  • Просмотрите, как и где каждый будет общаться на протяжении всего проекта, где они могут получить информацию — например, ваш документ о содержании — и к кому обращаться, чтобы задать вопросы.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
  • Получите это окончательное обязательство!

Бонусный совет: Не нужно каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, который будет интересен вашей команде, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова. По мере роста вы можете создавать несколько шаблонов для определенных типов планов работы по проекту. Давайте сразу приступим к работе с этими бесплатными образцами шаблонов планов проектов.

Как добраться до «конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть полномочия для процесса планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект — а затем и следующий за ним. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что, может быть, вы начнете чувствовать, что находитесь в отпуске. Правильно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

Как создавать и использовать шаблоны плана проекта как Pro

Независимо от того, насколько велик или мал, каждый проект выигрывает от наличия шаблона. Шаблон плана проекта помогает вашим проектам бесперебойно работать от начала до конца. От задач до зависимостей процесс начальной настройки проекта занимает много времени. После того, как вам удалось реализовать успешный проект, зачем воссоздавать колесо, когда появляется подобное? Шаблон позволяет легко воспроизводить успех снова и снова без необходимости начинать с нуля.

Так как же должен выглядеть этот шаблон? Достаточно ли просто иметь контрольный список в таких инструментах, как Word или Excel? Если вся информация о вашем проекте находится в этих инструментах, где участники должны сотрудничать и общаться? Как мне написать план проекта? Где живут активы? В переписке по электронной почте? Ой.

Независимо от того, создали ли вы планы для тысячи проектов или это ваш первый, использование шаблонов в инструменте совместного планирования ресурсов поднимет вас до профессионала в области управления проектами. Здесь, в Wrike, мы хотим дать вам возможность создать шаблон плана проекта, соответствующий лучшим отраслевым практикам. Хотя мы уже создали для вас образцы шаблонов планов проектов в Wrike, вот пошаговое руководство о том, как создать план управления проектом и использовать профессиональный шаблон проекта — независимо от того, какое решение вы используете.

Как создать шаблон плана проекта

Шаг 1. Создайте папку проекта

Здесь вы разместите все похожие проекты, поэтому каждый из них документируется в центре. Например, если у вас есть серия похожих мероприятий, таких как выставки, и вы хотите провести их вместе, все они могут находиться в одной папке.Вы даже можете сделать папку для всех ваших замечательных шаблонов!

Шаг 2: Создайте проект

Назовите проект так, чтобы члены команды легко понимали, над чем они работают. В этом примере мы назовем наш шаблон «Проект» — мы знаем, что он такой креативный. Создавая шаблон проекта, вы определяете общий рабочий процесс, чтобы он копировался для каждого проекта. Это поможет вам каждый раз одинаково отслеживать прогресс и продолжать оптимизировать свой шаблон.

Шаг 3. Составьте список задач и сроков выполнения

Затем перечислите задачи, которые необходимо выполнить каждый раз при выполнении этого проекта. Назначьте сроки выполнения и контрольные точки, чтобы вы могли представить себе, сколько дней или недель займет проект. Например, если на написание электронной книги обычно уходит 3 дня, установите задачу на 3 дня. Когда вы копируете шаблон, просто настройте его так, чтобы он соответствовал фактической дате, когда вы хотите выполнить задачу.

Вы также можете начать добавлять зависимости между задачами и подзадачами.Зависимости указывают, когда задача должна начинаться или заканчиваться по отношению к другим задачам. Например, если вы делаете электронную книгу, вам нужно закончить копию, прежде чем можно будет приступить к дизайну. В Wrike, когда вы переназначаете задачу с зависимостями, все зависимые задачи автоматически переносятся, что экономит ваше время и сохраняет вашу гибкость.

Шаг 4: Добавьте детали подзадачи

Если задача требует этого, разбейте ее на подзадачи, чтобы помочь вам более точно спланировать временную шкалу. Думайте об этом как о вехах в задаче.Убедитесь, что каждая подзадача имеет временные рамки и четкое описание того, что происходит при каждом использовании шаблона. Например, если вы создаете электронную книгу и вам нужно сделать несколько рекламных баннеров, имеет смысл добавить подзадачу, в которой указывается количество символов и размер изображения, которые вам будут нужны каждый раз.

Как использовать шаблоны плана проекта

Шаг 1. Скопируйте свой шаблон и настройте даты

Теперь, когда вы создали свой шаблон, пора его использовать.Просто продублируйте свой шаблон, укажите специфику проекта и обновите фактические даты. Используйте представление диаграммы Ганта, чтобы увидеть, как выглядит временная шкала, и убедитесь, что все зависимости выровнены.

Шаг 2: Назначьте задачи членам проектной группы

Когда вы будете готовы назначить членов команды для выполнения задач, мы рекомендуем назначать только человека, который будет отвечать за выполнение задач. В Wrike владелец задачи может @ упоминать коллег по мере необходимости для совместной работы и добавлять исполнителей по мере необходимости.

Шаг 3. Проверьте распределение ресурсов

Теперь, когда члены команды назначены, используйте панель управления ресурсами, чтобы наглядно понять, как рабочая нагрузка членов команды повлияет на задачи, которые им назначены. Это поможет вам выявить потенциальные препятствия и заранее скорректировать сроки выполнения, чтобы обеспечить некоторую подкрепление.

https://www.wrike.com/blog/wrike-resource-a-powerful-new-resource-management-tool/

Шаг 4. Совместная работа и предоставление обратной связи — все в одном инструменте

Даже самые тщательно продуманные планы проектов сталкиваются с узкими местами, особенно если в вашем инструменте управления работой нет возможностей для совместной работы.С помощью Wrike команды могут @ упоминать друг друга, получать утверждения по активам и получать доступ к отчетам об управлении проектами в одном месте. Усилия по поддержанию коммуникации по проекту в Wrike улучшат наглядность и помогут всем не сбиться с пути.

https://www.wrike.com/content/uploads/2018/11/1_proofing.svg

Бонусный совет! Упрощайте новые проекты с помощью динамических форм

Теперь, когда ваш шаблон настроен на постоянный успех, вы готовы приступить к дальнейшей работе. В наиболее успешных компаниях есть команды, которые могут сотрудничать в кросс-функциональном плане.Хотя вы можете отвечать за этапы рабочего плана проекта, когда речь идет о проектах вашей собственной команды, каждый может столкнуться с трениями, которые возникают, когда две команды работают вместе. Избавьтесь от разочарования по поводу входящих запросов от других команд, внедрив динамические формы запросов.

Формы запросов

Wrike помогут вам отсортировать входящую работу, чтобы вы могли легко сбалансировать рабочую нагрузку своей команды. Персонализируйте формы запроса, чтобы собрать всю информацию, необходимую для выполнения работы заранее. Формы запросов Wrike также могут автоматически запускать шаблон проекта и автоматически назначать работу в зависимости от того, как запрашивающий заполняет форму.

Используете ли вы шаблоны Wrike для создания следующего большого проекта или хотите создавать собственные формы запросов, вот 10 примеров форм запросов, которые помогут вам начать работу. В качестве небольшого тизера …

3 образца шаблона плана проекта, которые мы создали для вас в Wrike:

1. Управление профессиональными услугами

Как пользоваться:

Имея профессиональные услуги, вы должны быть в состоянии обеспечить видимость для клиента. Принесите структуру и организацию на каждый этап проекта: инициирование, планирование, выполнение, завершение проекта.

Вы можете:

  • Разбейте проекты на задачи и назначьте их команде и клиентам
  • Планируйте проекты, отслеживайте производительность и устанавливайте контрольные точки с помощью диаграмм Ганта
  • Отслеживайте и составляйте отчеты о оплачиваемых часах с помощью журнала времени
  • Используйте информационные панели для отслеживания прогресса и измерения результатов

Включает шаблон:

1 проект, 4 папки, 4 примера задач, 1 информационная панель

2.

Шаблон управления мероприятиями

Как пользоваться:

Wrike упрощает планирование успешных мероприятий. Не ограничивайтесь простым контрольным списком и таблицей Excel и отслеживайте все свои задачи, ресурсы, совместную работу и график в Wrike.

Вы можете:

  • Разбейте задачи события и назначьте их нужным членам команды
  • Следите за ходом планирования мероприятия с помощью информационных панелей
  • Держите всю логистику, творческие и последующие усилия в одном месте

Включает шаблон:

1 проект, 5 папок, 10 примеров задач, 1 дашборд

3.Запуск продукта

Как пользоваться:

Запуск продукта сложен, требует нескольких этапов и совместной работы команд. Собирая всю вашу информацию в одном месте, Wrike поддерживает согласованность команд в рамках единого процесса и гарантирует, что все соблюдают график.

Вы можете:

  • Используйте этот шаблон плана проекта для предварительного запуска, запуска и после запуска, используя папки для каждого этапа.
  • Разбейте запуск продукта на задачи, затем расставьте приоритеты и распределите их между командами.
  • Отслеживайте ход выполнения плана проекта с помощью представления «Доска» и отслеживайте ход выполнения каждой области с помощью панели мониторинга.

Включает шаблон:

1 проект, 3 папки, 19 примеров задач, 1 дашборд

Готовы приступить к созданию плана проекта?

Загрузите любой из наших шаблонов рабочего плана проекта и начните бесплатную 14-дневную пробную версию Wrike уже сегодня!

Эти бесплатные образцы планов проектов содержат папки и задачи, которые помогут вам легко запустить любой проект.Wrike упрощает совместную работу, от встраивания проектных запросов в вашу рабочую нагрузку до оптимизации процессов утверждения на протяжении всего проекта. Все наши шаблоны Wrike также помогают вам измерять прогресс и влияние проекта с помощью интерактивных диаграмм Ганта, динамических календарей и нескольких рабочих представлений. Начни сегодня!

Напишите план проекта, которым вы гордитесь (+ примеры планов проекта)

Как создать идеальный план проекта за 10 шагов

Теперь давайте узнаем, как составить план проекта — такой, который работает в гармонии с тем, как мы управлять проектами в 21 веке.

Мы создали этот контрольный список плана управления проектом в качестве удобного руководства для создания плана проекта для любого проекта. Будь то большой торт, большой веб-сайт или что-то нецифровое, принципы и шаги одинаковы.

Вот краткое описание шагов в инфографике. Читайте подробные объяснения ниже.

Контрольный список плана управления проектом

В этом контрольном списке плана управления проектом мы упростили составление плана проекта до десяти простых шагов:

  1. Определите свой рабочий процесс
  2. Определите свой горизонт планирования
  3. Разбейте его
  4. Спросите, не угадайте
  5. Вопрос при допросе
  6. Дайте время для внесения исправлений
  7. Планируйте, не планируйте
  8. Завершите скважину
  9. Обзор и оптимизация после проекта
  10. Основные этапы и исходные данные

1.

Определите свой рабочий процесс

Составьте приблизительный план. Набросайте общий ход вашего проекта от начала до завершения. Обозначьте каждую фазу проекта и возможные действия и задачи, необходимые на каждой фазе для завершения проекта.

При создании плана проекта иногда может возникнуть соблазн сразу погрузиться в инструмент планирования проекта и добавить туда все задачи, которые необходимо выполнить. Но прежде чем добавлять конкретные задачи и вехи проекта, убедитесь, что вы правильно поняли общую структуру проекта.Это означает, что сначала необходимо определить рабочий процесс и различные этапы работы. Если вы правильно поняли этот бит, это значительно упростит добавление конкретных задач впоследствии. На этом этапе вы думаете не о реальных задачах, а о том, как задачи можно сгруппировать вместе и о подгруппах работы в рамках каждой фазы.

2. Определите свой горизонт планирования

Вы реалистичны? Определите, насколько далеко вы можете точно спланировать наперед. Подробно планируйте только то, что вы знаете, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта, чтобы не перегружать себя и свою команду.

Горизонт планирования — это промежуток времени, который можно и целесообразно спрогнозировать на будущее при подготовке плана проекта. В целом продолжительность горизонта планирования определяется степенью неопределенности во внешней среде: чем выше неопределенность, тем короче горизонт планирования. Возможно, вообще невозможно спланировать весь проект в деталях, поэтому планируйте подробно только то, что вы знаете, на той стадии, в которой вы находитесь, и делайте щедрые скидки на остальную часть проекта.

3. Разбейте его на части

Разберитесь в деталях. Разбейте этапы и задачи проекта на небольшие подзадачи, каждая не более чем на несколько дней. Это упрощает определение отсутствия каких-либо шагов и упрощает оценку вашей команде.

После того, как рабочий процесс установлен, горизонт планирования определен, высокоуровневое планирование должно стать более подробным — оно должно быть разбито на как можно больше мелких подзадач. Когда вы пытаетесь точно оценить, сколько времени займет этап проекта, важно разделить задачи на как можно больше составных частей.Это означает принятие задачи и определение всех подзадач, составляющих сумму этой задачи, а для этих задач — делать то же самое, чтобы каждой подзадаче можно было назначить определенный временной масштаб.

4. Спрашивайте, не угадывайте

Не придумывайте сами. Дайте вашей команде контекст, приблизительную цифру для начала, и помогите им совместно провести правильную оценку. Делитесь предположениями, зависимостями и решайте, кто что и когда может делать.

Когда вам нужно составить план проекта, проще всего угадать, сколько времени может потребоваться для выполнения каждой из этих составляющих частей.Это вариант, но не особо умный. Гадание не только даст вам плохой план по времени, но и не даст вам основания для обсуждения с клиентом, и никто больше не будет разделять вину, если вы предположите неверно.

5. Вопрос при опросе

Когда ваша команда дает вам оценку, продолжайте спрашивать «почему» и «как», чтобы помочь им продумать свой подход, выявить любые возможности повышения эффективности и убедиться, что вы понимаете, что входит.

Помимо того, что вы просто просите кого-то оценить, сколько времени это займет, вам нужно помочь ему понять контекст, в котором его оценка. Бесполезно просто спрашивать кого-то, сколько времени займет изоляция. Поскольку они предоставят вам оценку графика проекта, вам нужно начать расспрашивать, как они пришли к этой цифре. Вы часто обнаружите, что, когда вы начнете разбираться в деталях их оценки, они начнут думать об элементах, которые они забыли включить, и вы начнете понимать зависимости между отдельными задачами.

6. Дайте время на внесение поправок

Поправки или изменения в проекте неизбежны. Найдите время для проверки и корректировки циклов как внутри компании, так и с клиентами и ключевыми заинтересованными сторонами.

Одна вещь, которую часто упускают из виду при создании плана проекта, — это время на пересмотр и корректировку циклов. Поправки или изменения в проекте неизбежны. Клиенты любят что-то менять и вносить свой вклад в проект. Поэтому независимо от того, насколько тесно вы связаны со своим клиентом в проекте, вам необходимо внести поправки.

7. Планируйте, чтобы не планировать

Проекты никогда не идут по плану. Недостаточно просто спланировать наилучший сценарий или план А — вам нужно также включить в план A, план, план B и план C.

Поправить грань между оптимизмом и прагматизмом может быть сложно при создании плана проекта. Создание плана проекта, который дает гибкость для предотвращения непредвиденных изменений, имеет решающее значение для успеха проекта. Недостаточно просто спланировать наилучший сценарий или план А — вам нужно также включить в план A, план, план B и план C.

8. Хорошо завершите работу

Завершение проектов должным образом может быть непростым делом. Составьте надежный план и выделите достаточно времени для завершающих этапов вашего проекта, поскольку вы загружаете контент, проверяете качество, тестируете, получаете утверждения, вносите изменения в DNS и развернуть в производство.

Планирование заключительных этапов живого проекта может показаться одним из самых простых — закончите его и просто начните жить! Однако заключительные этапы проекта могут быть самыми сложными, поскольку зависимости полностью реализованы, и важно иметь надлежащий план, чтобы убедиться, что все может быть развернуто в реальном времени, а проект закрыт должным образом.

9. Послепроектная проверка и оптимизация

Реализация проекта — не конец проекта. Включите в план проекта этап тестирования и анализа после запуска для измерения производительности, внесения любых необходимых оптимизаций и принятия к сведению всех извлеченных уроков.

Одна из самых недооцененных частей проекта — это то, что происходит, когда он запускается. В эйфории и воодушевлении от реализации проекта планирование эффективного закрытия проекта иногда упускается из виду.Слишком часто план проекта заканчивается одной вехой — датой реализации проекта. Хотя проект может быть запущен, он еще не закончен. Фактически, окончание первой фазы проекта должно означать начало следующей фазы.

10. Вехи и базовые показатели

Следите за ходом проекта, используя вехи, чтобы проектная группа и заказчик четко понимали ключевые даты. Следите за прогрессом с помощью базовых показателей, чтобы отслеживать прогресс по сравнению с исходным планом проекта.

Чтобы помочь вам отслеживать, выполняется ли ваш проект по расписанию, убедитесь, что ваш проект завален вехами. Когда проект начнется, всем будет ясно, как выглядит прогресс, и быстро станет ясно, отстает ли проект от графика. Если вы будете использовать инструмент управления проектами, вы обычно можете легко установить вехи с помощью перетаскивания, а программное обеспечение для управления проектами будет использовать их, чтобы вы могли быстро понять статус вашего проекта по мере продвижения.Использование контрольных точек гарантирует, что, когда проект начнется, проектная группа и клиент четко определят ключевые даты, в которые проект должен войти, чтобы не сбиться с пути.

Как написать эффективный план проекта за 6 простых шагов

Проекты — это сложный бизнес; в процессе задействовано много логистики, элементов и движущихся частей. Итак, если вы хотите, чтобы ваш проект успешно продвигался вперед, вам нужно настроить себя на этот успех — а это значит, что нужно написать план проекта.

«План проекта — это план действий, описывающий, как… [для] достижения целей проекта», — говорит Джами Яздани, сертифицированный специалист по управлению проектами (PMP), коуч проекта и консультант по управлению проектами, а также основатель Yazdani Consulting and Facilitation. Планы проекта подобны карте; они четко описывают, как добраться от того места, где вы сейчас находитесь (начало проекта), к тому месту, где вы хотите идти (успешное завершение проекта), и написание плана проекта является абсолютной необходимостью для любого нового сложного проекта, который у вас есть. в стадии разработки.

Но как именно вы это делаете? Давайте рассмотрим все тонкости написания плана проекта — всего за шесть простых шагов:

Почему планы проекта важны?

Обо всем по порядку. Прежде чем приступить к написанию плана проекта, полезно с самого начала понять, почему планы проекта так важны.

Основная причина, по которой планы проекта являются абсолютной необходимостью, заключается в том, что они позволяют визуализировать весь проект от начала до конца и разработать четкую стратегию перехода от пункта А к пункту Б.

«Планы проектов помогают нам разработать стратегию на пути к успеху проекта, позволяя нам учитывать факторы, которые будут влиять на наш проект, от заинтересованных сторон до бюджета и сроков выполнения графика, а также спланировать, как максимизировать или смягчить эти факторы», — говорит Яздани.

Планы проектов

также помогают привлечь всех к работе, устанавливая четкие ожидания относительно того, что должно быть выполнено, когда и кем. «Планы проектов создают основу для измерения прогресса и успеха проекта», — говорит Яздани.«В планах проекта устанавливаются четкие ожидания для … заинтересованных сторон, точно указывается, что . .. будет [выполнено] и когда оно будет выполнено».

Хорошо составленный план проекта также может помочь прояснить, как вклад каждого отдельного члена команды влияет на более широкий масштаб проекта, что может способствовать привлечению поддержки и стимулированию взаимодействия, а оба эти фактора имеют решающее значение для успеха проекта.

«В планах проекта … команды задаются целью и направлением», — говорит Яздани. «Прозрачные планы проекта показывают членам команды, как их индивидуальные задачи и обязанности способствуют общему успеху проекта, поощряя участие и сотрудничество.”

Как написать план проекта

Очевидно, что планы проекта — обязательный элемент любого успешного проекта. Но как его написать?

1. Определите объем и показатели проекта

Первым шагом к написанию плана проекта является определение того, что конкретно представляет собой ваш проект, включая цель, параметры и задачи. «Четко определите масштаб или общую цель вашего проекта», — говорит Яздани. «Подтвердите любые параметры или ограничения проекта, такие как бюджет, доступность ресурсов и сроки», — говорит Яздани.

Очень важно потратить время на определение объема вашего проекта; это поможет гарантировать, что остальная часть вашего плана проекта продвинет ваш проект в желаемом направлении. Но не менее важно, чем определение объема и цели вашего проекта, определить, какие показатели вы собираетесь использовать, чтобы убедиться, что вы идете по правильному пути по мере продвижения проекта.

«Определите, как вы будете измерять успех», — говорит Яздани. «Существуют ли показатели, критерии эффективности или стандарты качества, которым вы должны соответствовать?»

Четкое определение вашего проекта, его общей цели и того, как вы собираетесь измерять успех, закладывает основу для остальной части вашего плана проекта, поэтому убедитесь, что вы нашли время, чтобы определить каждый из этих элементов с самого начала. идти.

2. Определение ключевых заинтересованных сторон

После того, как вы определили объем, цель и показатели своего проекта, пора четко определить, кто вам нужен, чтобы воплотить проект в жизнь, или, другими словами, определить основных заинтересованных сторон проекта.

«Перечислите людей или группы, на которых повлияет проект», — говорит Яздани.

Помимо определения , кто должен быть вовлечен в проект, вы также захотите подумать о , как они должны быть вовлечены и на каком уровне.Например, предположим, что вы управляете кросс-функциональным проектом по запуску новой маркетинговой кампании, в которой участвуют сотрудники ваших отделов маркетинга, дизайна и продаж.

При определении ваших ключевых заинтересованных сторон вы можете создать разные списки в зависимости от ответственности или уровня вовлеченности в проект — например, лиц, принимающих решения (которые должны будут вносить свой вклад на каждом этапе проекта), менеджеров (которые будут контролировать сотрудников в своем отделе) и творческих талантов (которые фактически будут создавать результаты кампании) от каждого отдела.

Четкое понимание того, кто должен быть вовлечен в проект — и как они собираются участвовать — поможет направить остальную часть процесса написания плана проекта (особенно когда дело доходит до создания и назначения задач).

3. Краткое описание результатов деятельности

Как уже упоминалось, определение цели вашего проекта — это первый шаг в написании плана проекта. Но определение цели проекта более концептуально; Чтобы убедиться, что ваш проект выполняет свою задачу (и что вы достигли того, чего намеревались достичь), вам нужно сделать еще один шаг — и перейти от концептуального к материальному.

Или, другими словами, вам нужно обрисовать в общих чертах все результаты вашего проекта — реальные, осязаемые результаты, которые ваш проект должен дать, чтобы считаться успешным.

«Что вы будете создавать, строить, спроектировать, производить, выполнять или поставлять?», — говорит Яздани. «Четко опишите конкретные и ощутимые результаты или результаты вашего проекта».

Определение конкретных элементов, которые необходимо реализовать в вашем проекте, поможет вам реконструировать то, что должно произойти, чтобы воплотить эти элементы в жизнь — что необходимо перед переходом к следующему шагу.

4. Разработка задач

После того, как вы четко определили конечные результаты своего проекта, вы можете развернуть эти результаты в практические задачи — задачи, которые затем можно назначить своей команде.

«Пусть ваши результаты направят работу проекта», — говорит Яздани. «Разбивайте каждый результат на более мелкие и мелкие компоненты, пока не доберетесь до практической задачи».

После того, как вы разбили все свои результаты на управляемые, назначаемые задачи, также важно обратить внимание на то, как каждая из этих задач взаимодействует друг с другом; Таким образом, вы можете планировать, назначать и добавлять сроки соответственно.

«Выделите любые зависимости между задачами, например задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая задача», — говорит Яздани. «Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения этих задач».

5. Назначьте задачи и сроки

После того, как вы выписали все свои задачи, пора назначить их своей команде вместе с крайними сроками, когда каждая задача должна быть завершена.

Хотя вы хотите, чтобы ваш проект продвигался вперед стабильными темпами, вы также хотите, чтобы ваши задачи и сроки поддерживали мотивацию и вовлеченность ваших команд.Поэтому при написании плана проекта обязательно «установите реалистичные и достижимые сроки для выполнения задач и результатов», — говорит Яздани. «Выделите даты, которые являются негибкими и учитывают зависимости задач. Добавьте вехи или контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и отмечать успехи ».

После того, как вы наметите все свои задачи и сроки, у вас должно быть четкое представление о том, как и когда ваш проект будет реализован — а начальный процесс написания почти завершен.

Но это не значит, что план вашего проекта завершен! Есть еще один важный шаг в этом процессе.

6. Делитесь, собирайте отзывы и корректируйте план проекта по мере необходимости

Хотя шаги с 1 по 5 могут составлять ваш начальный процесс написания, если вы хотите, чтобы план вашего проекта был настолько сильным и полным, насколько это возможно, важно поделиться им со своей командой — и получить их мнение о том, как они думают, что это может быть быть улучшенным.

«Поделитесь планом с командой проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, соберите отзывы для внесения изменений и улучшений», — говорит Яздани.

После того, как вы соберете отзывы своей команды и внесете все необходимые корректировки на основе этих отзывов, вы можете считать свой план проекта написанным (ура!).

Но по мере продвижения вашего проекта вещи могут меняться или развиваться, поэтому важно сохранять гибкость и вносить изменения и корректировки по мере необходимости.

«Ожидайте обновления своего плана по мере того, как вы собираете больше информации, сталкиваетесь с меняющимися требованиями и задержками, а также учитесь на отзывах и ошибках», — говорит Яздани. «Используя план проекта для управления своими действиями и измерения прогресса, вы сможете уточнять и улучшать свой план по мере продвижения по проекту, настраивая задачи и сроки по мере разработки результатов.”

Советы по написанию эффективных планов проектов

Нужно еще вдохновение? Вот несколько советов, которые помогут сделать ваши планы по проекту настолько сильными и эффективными, насколько это возможно:

Используйте другие планы проектов для вдохновения

Написание плана проекта требует времени и усилий. Но не нужно изобретать велосипед для каждого нового проекта! Вместо этого ищите вдохновение в других успешных планах проекта и используйте их в качестве руководства при написании плана для вашего проекта .

«Просмотрите шаблоны и планы для аналогичных проектов или для других проектов в вашей организации или отрасли, чтобы получить идеи для структурирования и составления собственного плана», — говорит Яздани.

Вовлеките свою команду в процесс

Вы можете быть инициатором проекта. Но это не означает, что вы должны — или даже должны — писать план проекта в одиночку.

«Сотрудничайте со своей проектной командой и ключевыми заинтересованными сторонами при разработке плана проекта», — говорит Яздани.«Вклад в план проекта поддерживает заинтересованность в достижении целей проекта и поощряет постоянное участие на протяжении всего проекта».

Не позволяйте идеальному быть врагом хорошего

У вас может возникнуть соблазн написать (и переписать) план проекта до тех пор, пока вы не получите точную карту всех деталей. Но если тратить слишком много времени на попытки сделать все «идеальным», это на самом деле может помешать проекту. Так что не позволяйте идеальному быть врагом хорошего — и вместо того, чтобы увлекаться идеальным с самого начала, оставайтесь готовыми и гибкими, чтобы корректировать план вашего проекта по мере продвижения вперед.

«Сосредоточьтесь на результатах, а не на совершенстве плана», — говорит Яздани. «Хотя было бы здорово, если бы первый черновик нашего плана не требовал изменений, но при этом вдохновлял нашу команду и обеспечивал успех проекта, наша цель не должна быть идеальным планом. Наша цель — это план, который позволяет нам успешно реализовывать цели проекта. Отзывчивость на меняющиеся потребности и изменяющуюся среду важнее, чем безупречный план ».

Следуйте этим шагам для успеха плана проекта

Написание плана проекта, особенно если вы новичок в этом процессе, может показаться сложной задачей.Но теперь, когда вы знаете точные шаги для его написания, у вас есть все необходимое для создания сильного, связного плана с нуля — и в результате вы увидите, как ваш проект процветает.

Более 30 шаблонов и примеров планов проекта для согласования вашей команды

Прежде чем приступить к любому проекту, неплохо было бы начать с плана. В частности, план проекта. Это даже более важно, если вы пытаетесь лучше общаться с менеджерами, клиентами, сотрудниками и другими людьми.

Почему бы просто не составить план действий в Excel или Word и не завершить его? Что ж, вы могли бы, но конечный результат будет довольно тусклым.

Не знаете, с чего начать? Это руководство предложит вам советы по разработке привлекательного плана проекта и несколько шаблонов творческого плана проекта, которые помогут вам на этом пути.


НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Шаблоны планов проекта (забегая вперед):

1. Используйте шаблон временной шкалы проекта

для визуализации ваших сроков

Когда вы впервые намечаете график своего проекта, это может быть довольно сложно. Визуальная временная шкала помогает заинтересованным сторонам лучше понять, что нужно сделать, и к , когда .

Шаблон временной шкалы проекта — это универсальный способ визуализации этапов, процессов и целей. Фактически, четкие временные рамки — это основа твердого плана проекта. Путаница в отношении сроков и того, что требуется для этих сроков, — распространенная проблема, с которой сталкиваются многие команды при работе над проектом.

Связанные : Как написать комплексный план управления проектом (+ примеры)

Прежде всего, вы хотите определить цели вашего проекта. Используйте простую интеллектуальную карту, подобную приведенной ниже, чтобы классифицировать задачи в соответствии с вашими целями.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Теперь вы готовы приступить к планированию своего проекта.

Инфографический шаблон временной шкалы плана проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом шаблоне временной шкалы проекта используются разные цвета для классификации задач на каждую неделю. Это компактный и креативный способ представить план проекта. Фактически, горизонтальные макеты шкалы времени популярны, потому что их легко вставить в презентацию.

Связанные : 120+ лучших презентационных идей, советов по дизайну и примеров

Тем не менее, горизонтальные шкалы времени сложнее уместить на страницах формата Letter. Если вы планируете это сделать, используйте менее семи пунктов и держите краткие описания каждого пункта.

Шаблон временной шкалы проекта процесса планирования

Этот макет временной шкалы змейки, подобный приведенному выше, отлично подходит для временных шкал с большим количеством точек и небольшим количеством текста. Они очень компактны.Используйте их только тогда, когда вы хотите сосредоточиться на визуальных эффектах, например, когда вы представляете общий обзор начальнику или клиенту.

График основных этапов проекта на месяц

Когда дело доходит до разработки отчетов и диаграмм по проектам, цвет особенно эффективен для категоризации информации.

Вы можете использовать цвет для классификации задач по типу, неделям, задействованной команде и т. Д. В этом шаблоне временной шкалы проекта используются альтернативные цвета для строк (черный и оранжевый), чтобы привлечь внимание читателя.

Также важно разбивать ваши проекты на более мелкие задачи с разбивкой по срокам. Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта включает конкретные даты выполнения задач в течение каждого месяца.

Шаблон графика некоммерческого проекта по сбору средств


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон временной шкалы проекта также будет хорошо работать на слайде презентации благодаря своему размеру и тому факту, что это общий обзор.

Его уникальный дизайн и яркие цвета отлично подойдут для привлечения потенциальных инвесторов, будь то новая бизнес-идея или сбор средств для вашей некоммерческой организации.

Связанные : Как создать бизнес-план, чтобы привлечь инвесторов (+ шаблоны)

Шаблон графика проекта процесса креативного дизайна


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблоны временной шкалы проекта могут помочь вам сделать шаг назад и составить общий обзор, особенно когда вы находитесь на начальных этапах планирования проекта.

Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта дает обзор всех этапов конкретного проекта.Он также использует значки, чтобы добавить визуальный интерес и легко идентифицировать различные этапы.

Вы можете вставить эту временную шкалу проекта в презентацию клиента, бизнес-план или предложение.

Связанные : Как создать инфографику временной шкалы: Полное руководство

2. Используйте простой шаблон плана проекта , чтобы держать вещи в перспективе

Когда ваша команда работает над большим проектом, иногда трудно все в перспективе.Возможно, вы работали над определенной частью так долго, что забыли, что было до нее. Или о том, какие задачи приходят после этого, вам нужно знать.

Без всей этой информации возможны ошибки и задержки будут гарантированы. Вот почему было бы неплохо использовать простой шаблон плана проекта, который включает важную информацию, такую ​​как объем и сроки.

Простой шаблон плана проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом простом шаблоне плана проекта используются значки, помогающие сообщить, что входит в объем работ, а также в виде маркированного списка. Простой в редактировании (чистый и современный на вид), он также охватывает все основы.

Ключевым моментом является установление временных рамок с действенными краткосрочными и долгосрочными целями, а также описание того, как вы планируете оценивать и контролировать свой прогресс.

Связанные : 4 фазы жизненного цикла проекта (с шаблонами)

План вашего проекта должен быть источником истины по мере продвижения проекта, поэтому важно с самого начала определить объем, временные рамки, бюджет и процессы оценки.

Базовый шаблон плана проекта

Используйте шаблон базового плана проекта, когда все, что вам нужно сделать, это наметить ключевые этапы и задачи. Вы можете использовать его как простую дорожную карту для вашей команды, чтобы помочь ей оставаться организованной и неуклонно идти по плану.

Этот базовый шаблон также можно использовать в качестве слайда презентации, если вы представляете его заинтересованным сторонам.

Pro Tip : Узнайте, как использовать шаблоны Venngage с PowerPoint, в нашем руководстве «Как улучшить инфографику для PowerPoint».

Простой шаблон коммуникационного плана проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Согласно исследованию Института управления проектами, нет ничего важнее для успеха проекта, чем эффективная коммуникация. Фактически, отрицательное влияние плохой коммуникации на стоимость и сроки увеличивается на по мере продвижения проекта.

Вот почему с самого начала проекта у вас должен быть план коммуникации по проекту, подобный приведенному выше.План должен включать в себя, какие форматы подходят для передачи типов контента (например, обновления по электронной почте или формальный отчет), кому и когда.

Простой шаблон плана проекта дорожной карты


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

A Далее, сейчас, позже план также может действительно помочь вашей команде. В приведенном выше простом шаблоне дорожной карты проекта каждый шаг максимально прост и понятен.

Plus, в нем четко указано, над чем эта команда работает над каждым из своих выпусков.

Кроме того, поскольку большинство планов проектов не высечены на камне — они представляют собой гибкие документы, которые, вероятно, придется корректировать по ходу работы, — иногда лучше всего подходит гораздо более простой шаблон плана проекта. Его легче редактировать, а значит, он более гибкий.

Простой многостраничный шаблон плана проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Если вам нужен многостраничный план проекта, вы все равно можете сделать его простым и легким для понимания, организуя свою информацию увлекательным образом с использованием иллюстраций, больших заголовков и большого количества пустого пространства, как в шаблоне выше.

3. Используйте шаблон графика проекта, чтобы наметить дорожную карту до завершения

Иногда вам нужно будет представить план проекта людям за пределами компании. В наши дни это может быть инвестор, новый клиент или потенциальный сотрудник.

В таких случаях вам, вероятно, следует составить простой график проекта (или дорожную карту). И обязательно держите его наготове, когда идете на встречу.

Этот тип плана проекта помогает свести сложные внутренние процессы к чему-то доступному.

Простой шаблон графика проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон расписания проекта быстро сообщает, какие команды отвечают за какие задачи в течение определенных периодов времени. Очень легко понять.

Вы также можете классифицировать свои задачи по приоритету. Просто выберите соответствующий цвет для каждого уровня приоритета, как в шаблоне ежемесячного расписания проекта ниже.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Pro Совет: Используйте простой инструмент Venngage Roadmap Maker для создания дорожных карт за считанные минуты. Никаких дизайнерских ноу-хау не требуется.

Шаблон расписания современного проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вертикальная инфографика — это творческий способ представить задачи и сроки, необходимые для выполнения проекта. Большие значки помогают читателю лучше понять каждый шаг. Кроме того, основные этапы работы разбиты, и их легко просмотреть.

График графика проекта Шаблон графика


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Не ищите дорожную карту? Вы также можете использовать инфографику временной шкалы, чтобы спланировать свое расписание.Вы можете не только добавлять задачи, но и любые риски, зависимости и ограничения на каждом этапе, которые могут нарушить ожидаемую дату завершения.

Pro Совет: После настройки шаблона плана проекта вы можете загрузить его в онлайн-редакторе Venngage в формате PDF, интерактивного PDF или PNG.

4. Шаблон контрольного списка проекта предлагает общий обзор основных результатов.

Несмотря на то, что контрольный список проекта может быть невероятно подробным, он также может дать более обобщенное представление о длительном процессе с высоты птичьего полета.

Контрольный список для ознакомительного проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Адаптация новых сотрудников — это проект, который практически требует контрольного списка. Это простой и удобный способ документировать процесс адаптации. Вы сохраните мотивацию и у тренера, и у стажера.

В шаблоне контрольного списка проекта, приведенном выше, руководитель может легко взглянуть на обширный процесс адаптации в своей компании и отслеживать свои обязанности в отношении новых сотрудников в первый день, неделю, месяц и даже год.

Простой шаблон контрольного списка проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Хотите способ быстро добавлять и удалять элементы в контрольном списке? Приведенный выше контрольный список плана проекта представляет собой умный шаблон, то есть вам просто нужно нажать «Добавить» или «Удалить», чтобы добавить или удалить строки.

Контрольный список проекта HR

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон контрольного списка проекта предназначен для адаптации, но вы можете настроить его для любого проекта и разделить задачи по этапам.

Отправьте контрольный список своей команде, чтобы они точно знали, что от них требуется.

Совет для профессионалов : Вы не дизайнер? Без проблем. Используйте конструктор контрольных списков Venngage, чтобы создавать бесплатные контрольные списки в Интернете уже сегодня.

5. Используйте шаблон отчета о статусе проекта для визуального отслеживания вашего прогресса

После того, как ваша команда погрузится в работу над проектом, в план проекта почти наверняка потребуются изменения. Возникают непредвиденные препятствия, выполнение определенных задач занимает больше времени, чем ожидалось, и возникают другие препятствия.

Вот почему важно не только ставить цели, но и сообщать о своем прогрессе на протяжении всего процесса. Создание отчета о статусе проекта поможет вам отслеживать ваш прогресс, а также эффективно общаться с другими сторонами.

Шаблон ежемесячного отчета о статусе проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Ваш отчет не должен быть сложным. Этот шаблон отчета о состоянии проекта представляет собой простой одностраничный снимок, который заинтересованные стороны могут сразу понять.Статус каждого элемента и любые проблемы легко просмотреть.

Простой шаблон отчета о статусе проекта


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом шаблоне отчета о статусе проекта есть классная полоса «завершения проекта», чтобы каждый мог сразу узнать текущий статус. Этот шаблон выходит за рамки вопросов, чтобы выделить любые риски, переменные или предположения, которые могут помешать достижению следующего этапа или закрытию проекта.

Шаблоны отчетов о статусе управления проектом


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Однако, если вы отправляете обновление статуса своим заинтересованным сторонам, вы можете добавить больше контекста. Вот где может понадобиться шаблон многостраничного отчета о статусе проекта.

При создании многостраничного плана проекта обязательно включите резюме. Это поможет сделать план вашего проекта более удобным для чтения и более легким для сканирования.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Профессиональный совет : В планах проектов с высокой степенью совместной работы важно сделать их легко доступными для всех членов команды. Совместная работа в реальном времени позволяет командам работать вместе для разработки планов, предоставления отзывов и внесения изменений в режиме реального времени.Узнайте о совместной работе в реальном времени здесь.

6. Шаблон рабочего плана

Хотите более простое решение для создания графика работы? Попробуйте шаблон рабочего плана. Просто добавьте свой текст, чтобы заполнить план на каждый день. Или используйте наш инструмент для создания календаря, чтобы бесплатно просматривать шаблоны расписания и настраивать их.

Шаблон рабочего плана действий по продажам


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон рабочего плана продаж выходит за рамки планирования.Это также помогает менеджерам оценить качество работы и смогли ли соответствующие сотрудники уложиться в установленные сроки. Что является большим преимуществом во время анализа производительности.

Шаблон простого рабочего плана


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Выполнение проекта зависит от правильного планирования всех задач и действий в первую очередь. Затем, когда вы приступите к работе, вы сможете отслеживать прогресс на основе своей дорожной карты. Ключевым моментом является постоянный мониторинг, и будьте готовы пересматривать свои цели и план действий по мере продвижения проекта.

В этом простом шаблоне рабочего плана четко указано, какая команда за что и когда отвечает, чтобы вы могли согласовать работу всех во время выполнения работы.

7. Используйте шаблон карты процессов для взаимодействия между командами

Общение между командами иногда может быть кошмаром, особенно если ваша компания продолжает расти. Разным людям свойственно называть определенные вещи разными именами, и это может вызвать ненужную путаницу. Например, как люди называют безалкогольный напиток: «содовая», «кока-кола» или «поп», но это означает одно и то же.

Таким образом, назначение общих заголовков для каждого шага процесса в плане проекта может немного упростить общение.

В приведенном ниже шаблоне карты процесса они использовали восемь простых ключевых слов для каждого шага своего проекта.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Общие слова и фразы в этом простом шаблоне планировщика проекта сделают общение намного более плавным. Теперь команда разработчиков продукта будет точно знать, что вы имеете в виду, когда говорите, что работаете над этапом «Набросок».

Этот шаблон процесса проекта просто полагается на маркировку «Шаг 1» и т. Д., Чтобы все было понятно.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : Наше руководство по созданию инфографики процессов с помощью шаблонов.

8. Шаблон плана маркетингового проекта

Успех маркетингового плана зависит от постановки четких целей, включая конкретные показатели и описание шагов, которые ваша команда предпримет для их достижения.

Шаблон плана проекта контент-маркетинга

Этот шаблон плана маркетингового проекта невероятно подробный, с разделами для целей, анализа конкурентов, рабочего процесса и многого другого.Щелкните изображение шаблона, чтобы просмотреть его полностью.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблон маркетингового плана управления проектом

Тем не менее, иногда вам нужен простой маркетинговый план проекта, чтобы помочь представить ваше агентство и предоставить общий обзор, как это делает этот шаблон.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : Наше руководство по маркетинговым планам, включая советы по форматированию, способы творческой (и простой) визуализации данных и шаблоны для начала работы.

9. Шаблоны стратегических планов для некоммерческих организаций

Стратегия некоммерческой организации и планирование — это два разных существа: планирование — это реализация стратегии, — говорит sgENGAGE. Для начала вам нужно провести SWOT-анализ, чтобы полностью понять уникальные сильные стороны вашей некоммерческой организации.

Вы также можете составить полный стратегический план, чтобы определить приоритеты, цели, ключевые заинтересованные стороны и многое другое. В этой инфографике представлены лучшие практики для этого процесса; щелкните изображение, чтобы увидеть полное изображение.


ПОСМОТРЕТЬ ВСЮ ИНФОГРАФИЮ

Здесь мы рассмотрим конкретные аспекты процесса планирования в некоммерческих организациях.

Шаблон плана сбора средств для некоммерческих организаций

График сбора средств может иметь решающее значение для вашей кампании — от начала до конца. Включите его в свой план сбора средств, чтобы проиллюстрировать цели.

Затем добавьте его во внутренние отчеты по мере продвижения кампании, чтобы показать сумму, собранную на сегодняшний день. Вы также можете передать его своим донорам, чтобы мотивировать их вносить свой вклад по мере того, как вы приближаетесь к своей цели.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вы также можете включить график сбора средств в свой окончательный отчет для доноров вашей некоммерческой организации, чтобы показать, чего они достигли. Это идеальный способ сказать спасибо, а также отличный способ привлечь жертвователей и поощрить повторные пожертвования.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблон плана коммуникаций для некоммерческих организаций

План коммуникаций должен подготовить вашу организацию к ключевым событиям или датам, но быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к меняющимся временам, советует Совет некоммерческих организаций.

Важно определить свои цели, определить вашу аудиторию (персонажи) и какие каналы и истории будут наиболее эффективными для указанной аудитории. Этот шаблон затрагивает все эти области.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Также подумайте о включении расписания ключевых событий и особых дней, таких как Всемирный день психического здоровья.

Дополнительная литература : Наше полное руководство по некоммерческому маркетингу или коммуникациям с некоммерческими организациями.

10.Картирование процессов в здравоохранении

Использование карт процессов проекта в здравоохранении помогает заинтересованным сторонам понять весь процесс, не прибегая к путанице в документации. Наглядные материалы помогают понять, особенно в отношении последовательности , которой будет следовать проект.

Эти наглядные пособия могут иметь форму временных шкал, блок-схем, пошаговой инфографики и многого другого. Эта временная шкала процесса планирования представляет собой общий обзор строительства новой больницы, от предложений услуг до архитектурных планов.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Картирование процессов в здравоохранении также помогает обрисовать в общих чертах существующую систему, а затем проанализировать, как эту систему можно улучшить.

Подробнее: Venngage для организаций здравоохранения

Эта карта процессов направлена ​​на то, чтобы улучшить то, как организации здравоохранения внедряют новые медицинские административные процессы.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная информация : Наш пост о рекомендациях по брендингу, включая шаблон, специально предназначенный для отрасли здравоохранения.

11. Маркетинговая стратегия финансовых услуг

Финансовые службы обычно полагаются на рекомендации для новых клиентов. При этом миллениалы и поколение X предпочитают проводить собственные исследования в Интернете, делая существенными новые маркетинговые стратегии, такие как поисковая оптимизация, контентный маркетинг и электронный маркетинг.

В нашем руководстве по маркетинговым планам есть подробные шаблоны, которые помогут вам спланировать, какие стратегии будут работать для вас. Здесь мы сосредоточимся на инфографике и диаграммах для высокоуровневого планирования маркетинговой стратегии финансовых услуг.

Этот слой инфографики можно редактировать для визуализации ключевых частей маркетингового плана, таких как местное SEO или видеомаркетинг.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вы также можете использовать интеллект-карту для планирования всей своей маркетинговой стратегии, от охвата до контента и входящих, как в этом шаблоне.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : наш пост о примерах из практики с шаблонами, которые работают в разных отраслях.

Передовой опыт разработки плана проекта

1. Проиллюстрируйте этапы процесса значками

Многочисленные исследования показали, что люди склонны запоминать изображения лучше, чем слова. Имея это в виду, поищите способы включить подсказки визуальной памяти в план вашего проекта.

Иконки — это один из типов визуальных элементов, с помощью которых можно сделать информацию более запоминающейся. Совместите значок с важным фрагментом текста, чтобы он выделился и запомнился читателю.

Например, в этом шаблоне временной шкалы проекта для иллюстрации каждого шага процесса используется значок. Это помогает усилить информацию и дает читателям возможность вернуться к:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

2. Используйте временную шкалу, чтобы показать обзор плана проекта

Хотя ваш план проекта должен включать детали вашего проекта, предложение визуального резюме поможет вашей команде не сбиться с пути.

Используйте шаблон временной шкалы проекта , который предлагает обзор фаз вашего проекта, а также ожидаемые даты начала и завершения. Ваша команда сможет быстро вернуться к временной шкале, не читая кучу текста.

Например, этот шаблон временной шкалы проекта описывает задачи и вехи на каждый месяц в году:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

3. Включите тему вашего проекта в свой дизайн

Хотя вашим приоритетом при разработке плана проекта должна быть функциональность, поиск способов сделать ваш дизайн привлекательным по-прежнему важен.

В конце концов, план вашего проекта поможет вселить доверие в вашу команду — и людей, которые будут финансировать ваш проект. Особенно, если вы можете добавить в дизайн немного своего бренда.

Добавление удивительных элементов дизайна поможет заинтересовать и заинтересовать читателей. Самый простой способ сделать это — добавить значки и изображения, отражающие тему вашего проекта.

Например, этот шаблон планирования проекта для хлебопекарной компании включает в себя пончик:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

4.Используйте диаграмму, чтобы отслеживать процесс вашего проекта

Определенные этапы вашего проекта могут занять больше или меньше времени, чем предполагалось. Вот почему так важно отслеживать свой прогресс, чтобы вы могли корректировать свои цели. Отслеживание вашего прогресса также поможет вам принимать обоснованные решения при планировании будущих проектов.

Вы можете отслеживать свой проект с помощью гибкой диаграммы, которую легко обновлять, например, шаблонов диаграмм, предлагаемых Venngage. Наши шаблоны инфографики процессов также могут пригодиться здесь, если вы хотите визуализировать этапы проекта.

Например, в этом шаблоне планирования проекта используется простая гистограмма для отслеживания продолжительности каждой фазы. Обновления отслеживаются в правом верхнем углу:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

С Venngage вы можете создать несколько копий дизайна. Если вы обновляете диаграмму или временную шкалу, рекомендуется сохранить копии прошлых итераций.

5. Используйте шаблон расписания проекта, чтобы отслеживать задачи или события.

Есть ли определенные даты, когда необходимо выполнить определенные задачи? Вы можете создать календарь, в котором будет указано, что нужно делать в какой день.

Например, если ваша команда выполняет такое мероприятие, как конференция, тогда календарь необходим для организации мероприятий на определенные даты.

В этом шаблоне расписания проекта , например, события обозначены цветом по типу, что упрощает сканирование:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

6. Оцените свой процесс с помощью пиктограммы

В пиктограмме используются (как вы уже догадались) пиктограммы для обозначения единиц измерения.Придумывая способы украсить план вашего проекта, ищите возможности визуализировать информацию, которую вы хотите выделить. Диаграмма значков — творческий и эффективный способ сделать это.

Например, в этом шаблоне отчета о статусе проекта используются значки галочки для оценки успешности трех различных аспектов проекта:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

7. Покажите, как каждый проект связан с инфографикой блок-схемы

В Venngage нам очень нравится использовать блок-схему, инфографику во всех аспектах нашего планирования. Эти графики — надежный способ показать, как должен развиваться проект и как каждая часть связана друг с другом.

А когда ваша команда работает над сложным процессом, визуальное представление поможет вам все организовать.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В приведенном выше примере плана проекта они использовали блок-схему , инфографику , чтобы проработать свой план продуктивности.

Этот подход позволил дизайнерам показать, как каждый шаг связан и как он влияет на другие шаги.Если бы они просто перечислили всю эту информацию, связь между всем этим была бы потеряна.

Мы бы рекомендовали использовать блок-схему, чтобы помочь объяснить, как работает отдельная часть, а не для всего плана проекта.

С Venngage вы можете создавать функциональные и великолепно выглядящие блок-схемы.

Примеры планов проектов из мира бизнеса

Если вам нужно немного больше вдохновения для ваших планов проекта, обязательно ознакомьтесь с некоторыми из примеров, которые мы нашли ниже.

Контрольный список для управления проектом

Когда приходит время запускать проект или продукт, очень важно точно отслеживать, что нужно сделать.

Для небольшой компании легко отслеживать, над чем все работают. Но по мере роста вашего бренда это становится практически невыполнимой задачей. Тем более, что сотрудники начинают разбиваться на более мелкие команды, чтобы взяться за проект.

Теперь простой контрольный список для управления проектом, подобный приведенному ниже примеру, может помочь вам гарантировать, что все будет выполнено вовремя:

Источник

В этом примере плана проекта они используют широкий диапазон цветов для разбивки задач по командам.Такой подход поможет менеджерам быстро увидеть, что нужно делать дальше.

Plus, отметив такие задачи, поможет каждой команде почувствовать, что они работают над достижением общей цели. Вы даже можете распечатать этот пример и повесить его в своем офисе, чтобы все точно знали, что происходит.

Пример плана проекта с использованием нескольких визуальных элементов

Как вы видели в этой статье, нет ни одного примера плана проекта, который идеально подошел бы каждой компании. Некоторым простым проектам может потребоваться только блок-схема, а другим могут потребоваться разнообразные визуальные эффекты в многостраничном маркетинговом плане.

Вот почему ваш план проекта должен использовать сочетание различных визуальных элементов, чтобы эффективно объяснить процесс. Или, в некоторых случаях, много процессов, как в красивом плане проекта ниже:

Источник

Этот пример плана проекта — почти произведение искусства, но он все же очень эффективно передает свою точку зрения.

Показывает блок-схему, иллюстрирующую процесс их создания:

Временной план проекта с разбивкой графика выпуска:

И даже эта уникальная пузырьковая диаграмма:

В целом, это один из самых уникальных планов проектов, которые мы когда-либо видели.

Пример плана проекта, ориентированного на конечные результаты

В Venngage мы стараемся сделать так, чтобы в конце каждого шага нашего проекта у нас был результат, который можно было показать. В противном случае мы просто крутимся колесами и работаем над вещами, которые на данном этапе не имеют особого значения.

Если вы не знали, результат — это что-то осязаемое, что вы можете показать остальной команде. Как и в этом простом шаблоне планировщика проекта, они включают в себя результаты, такие как отчет или презентация:

Часто простые планы проектов терпят неудачу, потому что в них не указаны результаты или те, которые они включают, слишком расплывчаты.

Например, хороший результат очень информативен и имеет срок выполнения. Плохая открыта и никогда не имеет в виду дату окончания.

Просто не забывайте быть реалистами при планировании своего проекта, и все будет готово.

Пример плана проекта с разбивкой на инструменты и процессы

Иногда сказать вашей команде просто пойти и сделать что-то — не лучший образ действий. Особенно, когда приближается срок, который необходимо уложить. Можно с уверенностью сказать, что они потратят много времени, пытаясь понять, с чего начать.

Однако отличный планировщик на самом деле даст этим членам команды инструменты, необходимые для достижения успеха. Как и в этом примере плана проекта на выходные для стартапа:

Источник

Внизу этого смелого плана проекта есть несколько инструментов и процессов, которым необходимо следовать на каждом этапе.

Теперь эти люди могут взяться за дело и выполнять свои задачи вовремя. Вместо того, чтобы тратить половину времени на поиск решения.

Пример плана инфографики

Хорошая дизайнерская работа последовательна, это так просто. Вы хотите, чтобы каждая ваша графика казалась и выглядела одинаково. В противном случае люди сосредоточатся на случайных элементах дизайна, а не на вашем важном контенте.

Подумайте, насколько простая орфографическая ошибка отвлекла вас в письме или презентации. Непоследовательный выбор дизайна похож на опечатки в мире дизайна.

Кроме того, такая согласованность может помочь вам быстро донести информацию до читателя.Элементы дизайна, такие как цвет, формы и значки, могут добавить тонны контекста в любой сложный план проекта.

Источник

В этой инфографике плана проекта для обозначения ответа на вопрос используются цветные линии. Затем они добавили простые плоские значки, чтобы дать каждому вопросу некоторую вспомогательную информацию. И единая форма для иллюстрации результатов каждого процесса.

Возможно, это не самый традиционный пример плана проекта, но он передает суть с помощью множества визуальных элементов.

Часто задаваемые вопросы о плане проекта

Что такое шаблон плана проекта?

План проекта является важным документом для выполнения проекта. В плане проекта вы определяете объем, цели, результаты и сроки вашего проекта.

Вот один пример плана проекта в формате временной шкалы:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Как вы планируете проект от начала до конца?

На самом деле запуск процесса — одна из самых сложных частей планирования проекта. Это потому, что потенциал так велик, что вы можете не знать, с чего начать.

У вашей команды может быть так много идей, что она становится подавляющей и неорганизованной за считанные минуты.

Так что, если вы не знаете, с чего начать, воспользуйтесь одной из этих диаграмм, чтобы дать волю творчеству.

С помощью этого простого шаблона карты процесса вы можете начать планирование более структурированным способом.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Каждый шаг поможет вам определить цели, планы на будущее и множество других показателей, не отвлекаясь, и проведет вас через планирование проекта от начала до конца.Эта простая диаграмма плана проекта преследует ту же цель.


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Каковы ключевые элементы плана проекта?

План проекта должен отвечать на следующие вопросы:

  • Какова цель этого проекта (какую проблему он собирается решать)?
  • Каковы основные результаты?
  • Каковы будут сроки, включая крайние сроки?
  • Кто будет в команде этого проекта и какую роль они будут играть?
  • Какие ресурсы необходимы для завершения этого проекта?

Проблема в том, что люди погружаются в составление плана проекта, не понимая его цели или важности различных его разделов.

План вашего проекта должен быть организованным, сфокусированным, читаемым и достаточно интересным, чтобы привлекать внимание вашей команды.

Это особенно важно, если вы включаете план своего проекта в информационный бюллетень компании, канал Slack или презентацию (для внутренних или внешних заинтересованных сторон) — везде, где людям нужно сразу понять проект.

Как мне использовать Venngage для создания плана проекта?

С помощью нашего онлайн-редактора с перетаскиванием мышью легко изменить шаблоны планирования проекта, указанные в этом сообщении в блоге.

Вот краткая информация о том, как работает наш редактор, включая панель редактирования текста, иконку и библиотеку стоковых фотографий (бесплатно), функцию загрузки фотографий и многое другое.

Вот как начать:

  1. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Venngage.
  2. Просмотрите наши шаблоны планов проектов (некоторые бесплатные, некоторые платные).
  3. Щелкните понравившийся шаблон и начните настраивать его в нашем простом онлайн-редакторе.
  4. Перейдите на платный план, чтобы загрузить план проекта в формате PDF, PNG или PowerPoint.

Итого

С этими основополагающими советами вы будете на правильном пути к созданию впечатляющего — и эффективного! — плана проекта. Помните, что хорошо выполненный проект начинается с твердого плана.

Не дизайнер? Без проблем. Создайте увлекательный план проекта с Venngage, простым дизайнерским инструментом для делового общения.


НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Как составить простой план проекта и сократить сроки

Планирование проекта настолько же сложно, насколько и сложно! Вы имеете дело с огромным количеством информации и дедлайнами, вызывающими стресс.Это также требует определенного уровня знаний или применения навыков и знаний в области управления проектами.

Из-за проблем, связанных с планированием и реализацией проектов, некоторые источники утверждают, что 7 из каждых десяти проектов терпят неудачу.

Фактически, только 2,5% компаний видят, что их проекты завершены на 100% — другими словами; почти никто не доводит до . А согласно Harvard Business Review, экономика США ежегодно теряет до 150 миллиардов долларов из-за неудачных ИТ-проектов.

В основном просто сжигание денег.

Конечно, составить эффективный план проекта может быть непросто, но это возможно. Создание идеального плана проекта начинается с простоты. Речь идет о понимании сути проекта и упрощении процесса.

«Знание — это процесс накопления фактов; мудрость заключается в их упрощении ».

Мартин Х. Фишер

Имея это в виду, вот как составить простой план проекта.

Что такое план проекта?

Главное в первую очередь; что такое план проекта? В чистом виде план проекта — это документ, определяющий цели, задачи и объем проекта. Это первый и, возможно, самый важный шаг в управлении проектом. Он пытается ответить на такие вопросы, как:

  • О чем проект и каковы его действия / задачи?
  • Как вы достигнете целей?
  • Какой график активности? И есть ли вехи завершения?
  • Кто чем занимается?

Пока ваш план проекта отвечает на эти фундаментальные вопросы, вы на правильном пути. Это суть того, как составить простой план.

Почему вы должны составлять простой план проекта?

Подождите … какой смысл в составлении простого плана проекта? Что не так с обычными планами? И что еще более важно, как это может вам помочь? Что ж, ответ довольно «прост». Простой план проекта позволяет вам:

  • Четкое представление о картине в целом : простой план проекта позволяет лучше обозначить необходимые процессы и этапы. Это позволяет вам действовать стратегически — с более четким видением общей картины.
  • Экономьте драгоценное время : Не входите в привычку слишком усложнять задачи. Простота экономит время! А в управлении проектами каждая сбритая секунда — это больше сэкономленных денег.
  • Убедитесь, что вы не пропустите основную информацию. : она избавляет от беспорядка, т. Е. Ненужных деталей, которые незначительно влияют на успех проекта. Это позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.
  • Помогите вам лучше предвидеть препятствия : Поскольку вы можете ясно видеть общую картину и сосредоточить внимание на основных принципах, единственным логическим продолжением является способность предвидеть препятствия на пути управления вашим проектом.А в деловой среде, где проекты терпят поражение с поразительной скоростью, это может оказаться ключом к вашему успеху.

Вот как составить простой план проекта

Теперь, когда вы лучше понимаете, почему важен простой план проекта, давайте рассмотрим, как его создать, включая некоторые приемы, позволяющие сократить сроки, как профессионал. ( PS: В соответствии с мантрой «простота», я постараюсь сделать процесс максимально простым ).

  • ШАГ 1. Запишите цели проекта

Знаете ли вы, что 37% проектов терпят неудачу из-за отсутствия четких целей? По этой причине всегда следует начинать с четких целей и общего понимания проекта. Какова цель проекта? Какие ресурсы есть в вашем распоряжении? Какие результаты? И как лучше всего получить результаты? Сверхчеткие цели проекта закладывают основу вашего плана проекта.

  • ШАГ 2. Создание временной шкалы

Вы хорошо представляете объем и цель вашего проекта; Далее создается временная шкала. Грамотно составленный график служит руководством для всего процесса управления проектом, делая его самой важной частью плана проекта.Он показывает примерное время, которое каждый член вашей команды должен потратить на выполнение конкретной задачи. Если что-то не так с графиком — обречён и весь проект.

Обратите внимание, что проекты имеют тенденцию меняться в зависимости от различных обстоятельств. Следовательно, вы можете быть вынуждены время от времени корректировать временную шкалу — или даже отодвигать окончательный срок завершения.

  • ШАГ 3. Назначьте задачи

Представляем самую трудоемкую и трудоемкую часть составления плана проекта — , назначение задач . При работе с большими проектами вам необходимо понять, кто для чего лучше всего подходит, и с каким объемом каждый член вашей команды может справиться, не перегружая их.

Правильное выполнение этого шага может превратиться в цельный проект, в то время как беспорядок — это средство от повторных назначений и потраченного времени. Чтобы упростить процесс, каждый член вашей команды должен подходить к поставленным задачам как к своему личному проекту. По мере того, как люди реализуют свои «проекты», они будут вносить свой вклад в общую картину — по частям.

  • ШАГ 4. Установите важные вехи

Вехи позволяют разделить проект на более простые и достижимые сегменты. В зависимости от масштаба вашего проекта вы можете рассматривать каждую из этих вех как отдельный проект с использованием разных стратегий, бюджетов и результатов. Помните, что вехи должны быть тесно связаны с графиком проекта, назначенными задачами и целью.

  • ШАГ 5. Составьте контрольный список

Как вы отслеживаете прогресс или обязанности? Как узнать, какое мероприятие или веха будет следующим, включая те, которым следует уделить приоритетное внимание? Простой; создать контрольный список!

Это позволяет вам или другим членам команды беспрепятственно перемещаться по всему проекту.Это также служит источником мотивации — улучшая результат вашего проекта.

  • ШАГ 6. Выявление и оценка возможных рисков

Независимо от того, насколько хорошо вы планируете проект, всегда есть место для рисков — как предотвратимых, так и неизбежных. Некоторые общие риски включают: неожиданные изменения бюджета, отсутствие сотрудничества внутри команды, плохое общение, конфликт обязанностей и неверные оценки проекта (т.е., время, бюджет и объем).

Уловка, позволяющая снизить эти риски и увеличить ваши шансы на успех, заключается в вашей подготовке. Сделайте акцент на выявлении или оценке возможных рисков и разработайте эффективные планы резервного копирования для их снижения.

Последний шаг в том, как составить простой план проекта, — это предвкушение предстоящего путешествия. Сохраняйте позитивный настрой на то, что план вашего проекта будет реализован, и что вы не попадете в статистику «провалов проекта».

Уловки и уловки для сокращения сроков с помощью простого плана проекта

Вы обнаруживаете, что просматриваете лавину документов, мчась на время? Срочность во времени держит нас на грани, заставляя постоянно сверять часы с нулевой терпимостью ко всему, что отнимает секунды нашего времени.

Тем не менее, быстро приближающиеся сроки реализации проектов являются источником стресса и недостаточной работы. Согласно статье, опубликованной в журнале Entrepreneur , исследователи предполагают, что срочность во времени наносит ущерб рациональному принятию решений, продолжительности внимания и даже здоровью. Это создает иллюзию того, что вы заняты, когда на самом деле вы бежите на месте, а не вперед.

Чтобы избежать этой ловушки «временной срочности» в процессе управления проектами, вам необходимо научиться расставлять приоритеты задач. Вот несколько приемов, позволяющих составлять простые планы проектов, которые сокращают сроки:

  • C Выберите наиболее важные задачи (MIT) : Какие задачи являются наиболее важными в вашем проекте? Какие из них больше всего способствуют достижению целей вашего проекта? Какими бы они ни были, расставьте приоритеты!

    По словам автора Zen Habits , MIT — это то, что вы должны обязательно делать, независимо от того, что еще вы запланировали. Рассмотрите возможность включения этого подхода в график вашего проекта и назначение задач.
  • Используйте программное обеспечение для управления проектами : Программное обеспечение для управления задачами / проектами имеет множество функций, включая напоминания о сроках, обзоры в реальном времени, доски Канбан и диаграммы Ганта. Эти инструменты управления проектами упрощают процесс планирования проекта, позволяя сокращать сроки и более эффективно достигать поставленных целей.

Taskworld отличается простотой и ясностью в высшей степени — вот почему у нас есть 4,5 / 5 на Capterra с более чем 200 отзывами.

Три самых распространенных слова, которыми люди нас описывают?

Интуитивно. Гибкий. Мощный.

С нами очень легко создать простой план проекта.
  • Реализуйте принцип Парето : Согласно принципу Парето, на 20% вашей работы часто приходится 80% результатов. Идея состоит в том, чтобы определить задачи, которые представляют наибольшую ценность, и отфильтровать непродуктивные виды деятельности. Применяя эту идею на этапе планирования проекта, вы можете расставить приоритеты для задач и этапов, которые имеют наибольшее значение для достижения лучших результатов проекта.
  • Научитесь искусству делегирования : Возникли проблемы с задачей? Почему бы вам не передать это тому, кто лучше подходит для выполнения поставленных задач? Вместо того, чтобы тратить часы драгоценного времени на борьбу с чем-то, в чем вы явно не разбираетесь, найдите кого-нибудь, кто поможет вам сократить сроки. Если это большой проект, это может включать в себя найм подрядчиков для решения технических задач.
  • Сосредоточьтесь на форме, а не на финише. : Цель любого проекта — его завершение, но это не должно быть вашей основной задачей.Отвлекитесь от финишной черты и сосредоточьте все свое внимание на текущем моменте. Выполняя каждую текущую задачу, вы сможете сделать намного больше.

Ключевые вынос

Как показано в руководстве « как составить простой план проекта », создание плана проекта-победителя не должно быть слишком сложным. Вам не нужно быть гуру или жертвовать своими выходными — вам нужно только понять основные шаги. Это, в сочетании с несколькими советами и хитростями, позволяющими «заснуть до крайних сроков», повышает ваши шансы на успех.

Помните; G oals — T imeline — A ssign Задачи — M Iilestones — A Контрольный список активности — R isk Evaluation — C торопится (GTA.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.